Pisanje službenih pisama. Uzorak poslovnog pisma

Konstantna prepiska i mejlovi danas su postali svakodnevni način komunikacije sa prijateljima, ali pisanje pisma je tradicionalniji, efikasniji način koji može izmamiti osmeh na lice vašeg prijatelja. Ako pišete e-poštu na staromodan način, oblik pisanja i dalje ostaje isti: pismo prijatelju treba da sadrži pozdrav, pitanja za prijatelja, ažuriranje iz vašeg života i odgovarajući završetak.

Koraci

Početak pisma

Glavni dio

Počnite sa prijatnim stvarima. Prvi dio prijateljskog pisma obično je topao i veseo. Ovo može postaviti ton za cijelo pismo, dajući primaocu do znanja šta slijedi i da pismo zvuči ozbiljnije ili poslovnije. Napišite pozdrav u nekoliko redova, ispričajte vic ili napišite o vremenu.

• "Kako si?" ili "Kako si?" - najčešći načini za početak pisma. Postavite pitanje kako bi se pismo osjećalo kao dio dužeg razgovora. Ako želite odgovor na svoje pismo, ispunite ga pitanjima.
• Možete koristiti prvi pasus pisma da pitate primaoca više o njegovom životu. Na primjer: „Nadam se da se maloj Yulenki sviđa u vrtiću. Ne mogu da verujem da je toliko porasla!”
• Pisma često počinju upućivanjem na doba godine. Razmislite o tome kako započeti male razgovore koji prerastu u duboke razgovore. Na primjer: „Nadam se da vam jesen neće pokvariti raspoloženje. Drveće u tom području postalo je tako lijepo. I dalje mislim da će zima biti hladna.”

1. Podijelite vijesti i detalje iz svog života. Sada je vrijeme za glavni dio pisma i svrhu pisanja. Zašto ste započeli ovu prepisku? Želite li se ponovo povezati sa starim prijateljem, izraziti koliko vam nedostaje ili mu zahvaliti na pomoći? Budite iskreni, otvoreni i pokušajte svoje misli jasno prenijeti na papir.

   • Pišite o tome šta vam se dešava u životu. Bez obzira na prirodu pisma, vaše pismo će biti cijenjeno, ali priče o vašem životu će vas i primaoca zbližiti. Na ovaj način pismo će biti efikasnije i otvorenije. Recite nam šta se dogodilo, kakve ste emocije doživjeli i kakvi su vam planovi za budućnost.
   • Ne opisujte svoj život previše detalja, inače će se izgubiti svrha prijateljskog pisma. Izbjegnite šablon za novinski praznik - vaš prijatelj će odmah početi čitati pismo od kraja ako navedete sve svoje zasluge. Nema potrebe da uranjate u vrtlog sopstvenih problema, ali budite realni kada govorite o sebi.

2. Odaberite teme koje se direktno odnose na vašeg prijatelja.Šta je radio tvoj prijatelj kad si ga zadnji put sreo? Možda je raskinuo sa svojom srodnom dušom? Možda je prolazio kroz težak period u fudbalskom timu? Prilagodite se pozivajući se na poznate teme i postavljajte pitanja kako biste pokazali interesovanje za posao svog prijatelja.

   • Možete razgovarati o temama koje vas oboje zanimaju. Iznesite svoje stavove o umjetnosti, politici, nedavnim događajima ili drugim područjima života o kojima biste željeli razgovarati sa svojim prijateljem.
   • Možete predložiti gledanje filmova ili čitanje knjiga za koje mislite da bi se vašem prijatelju mogle svidjeti. Razmjena vrijednih informacija je uvijek dobrodošla u pismima.

Dovršavanje pisma

1. Zatvorite diskusiju. Napišite posljednji pasus u kojem prenesite svoje najbolje želje svom prijatelju ili voljenoj osobi. Posljednji pasus je obično lakši po emocionalnom opterećenju, ali bi trebao odgovarati cjelokupnoj atmosferi pisma. Završite svoje pismo pozitivno kako bi se vaš prijatelj osjećao bolje u vezi s vama.

   • Ponovite ponovo svrhu pisma. Na primjer, ako ste pozvali prijatelja na zabavu, napišite sljedeće: „Nadam se da ćeš doći!“ Ako samo želite svom prijatelju poželjeti dobar provod, napišite nešto poput: „Sretna Nova godina!“
   • Inspirirajte svog prijatelja da vam odgovori. Ako želite odgovor, napišite: “Nadam se brzom odgovoru” ili: “Molim vas, napišite odgovor!”

2. Napiši kraj. Trebalo bi da prenese raspoloženje vašeg pisma u zavisnosti od njegovog tona: formalnog ili neformalnog. Kao i pozdrav, kraj je određen prirodom vašeg odnosa s primaocem. Završite pismo svojim imenom.

   • Ako želite da službeno završite pismo, napišite: „S poštovanjem“, „S poštovanjem“ ili „Najbolje želje“.
   • Ako je pismo napisano neformalnim tonom, koristite fraze kao što su „Tvoje...“, „Čuvaj se“ ili „Zbogom“.
   • Ako je pismo lično, napišite “Ljubav”, “Volim te mnogo” ili “Nedostaješ mi”.

3. Uzmite u obzir postscript. Postscript (lat. post scriptum (P.S.) - “nakon onoga što je napisano”) obično se koristi na kraju prijateljskog pisma kao metoda dodatnih informacija kojoj ne vrijedi posvetiti poseban pasus u tijelu. Možete dodati i zanimljiv vic ili jednostavno izostaviti postscript. U svakom slučaju, pobrinite se da postscript odgovara tonu pisma i da se kod primaoca osjeća kao da ga želite vidjeti.

Pisanje apela zvaničnicima je čitava nauka. Pola uspjeha ovisi o tome da li je žalba ispravno napisana. Štaviše, u pisanju žalbi, i forma i sadržaj su izuzetno važni.

Ovo uputstvo je napisano na osnovu najsavremenijih podataka iz nauke o ratu, komunikacije sa zvaničnicima. Ova nauka se ubrzano razvija. Stoga, ako imate primjedbe i prijedloge za poboljšanje uputa, oni su dobrodošli.

Uputstva sadrže mnogo knjiga, ali su važne i korisne. Kako biste izbjegli nenadmašne bolove kasnije, preporučujemo da pročitate do kraja.

Ali iz nekog razloga oblik skupnih pisama (koja su u većini slučajeva traženi) malo je poznat. Na primjer, i dalje mi se postavljaju pitanja da li je moguće dostaviti kopije potpisa (!).

Obrazac zbirnog pisma

Zbirno pismo se sastoji iz dva dela:

1. samo pismo


2. kopije pretplatničkih listova

1. Gotovo uvijek, da biste riješili problem, morate pisati pisma različitim institucijama. U slučaju prikupljanja potpisa na posebnim potpisnim listovima, potpise skupljate jednom - i mirno priložite kopije na bilo koji broj zahtjeva organu, umjesto da svaki put iznova prikupljate potpise.


2. Originalni potpisi, predani žilavim kandžama zvaničnika, mogu "nestati". Ako originale držite kod sebe, neće nikuda nestati.

1. Tekst koji potpisujete mora biti na SVAKOM potpisnom listu. NIJE NIJE MOGUĆE potpisati na listu koji ima samo tabelu za potpise, bez teksta. Kopije takvih potpisa onda vladini ili prefekturni službenici mogu priložiti svakom zlonamjernom tekstu.

1. Ne možete se potpisati na poleđini lista za potpis. Kopije poleđine potpisnog lista su potpisi bez teksta i mogu se priložiti bilo čemu.

Pozdrav još jednom moji dragi pretplatnici i gosti bloga. Šta mislite o zvaničnim dokumentima? Volite li ih popuniti? Usuđujem se reći da će većina vas odgovoriti negativno.

Pismo se mora pročitati

Jasno je da su službena pisma dokumenti sastavljeni na određenom uzorku, ponekad na posebnom obrascu. Svako od vas je bar jednom u životu sačinio takve dokumente. To može biti objašnjenje, izjava, pismo zahvalnosti, garancijsko pismo, reklamacija itd. Stoga ste upoznati sa procedurom popunjavanja ove vrste poruke.

Glavni cilj poslovno pismo – prenošenje nepromijenjene informacije primaocu. Ako pišete pismo zahvalnosti, obavezno navedite razlog zbog kojeg vam je ova ili ona osoba pomogla. Ne zaboravite navesti njegovo prezime i inicijale. Pismo poslano u prazninu nikada neće biti pročitano, stoga ne zaboravite navesti adrese primaoca, a idealno i pošiljaoca.

Imajte na umu kako se pisma šalju putem e-pošte:

• pritisnete dugme „Napiši slovo“;
• sastaviti poruku;
• popuniti red za adresu primaoca;
• kliknite na dugme “Pošalji”.

Naravno, redoslijed radnji se može promijeniti (prvo popunite adresni red, a zatim kreirajte pismo), ali će posljednja radnja uvijek biti slanje. Da li se slažete? Sada mi recite: "Da li je moguće poslati poruku ako nema adrese e-pošte?" Naravno da ne. Stoga, obavezno saznajte, zapamtite i zapišite podatke kako biste u svakom trenutku mogli kontaktirati nekoga tko vam je važan.

Ne zaboravite da se stavite u kožu primaoca vaše poruke. Na taj način možete uočiti greške koje ste napravili prilikom kreiranja, ispraviti samu poruku, ukloniti riječi koje imaju dvojako značenje itd. Mislite li da je primaocu drago da otvori kovertu, odštampa pismo i vidi da je ova poruka za njega lično. Kako on to razumije? Jednostavno: svako pismo treba da počinje adresom i pozdravom (to je ono što pošiljaocu omogućava da pridobije primaoca).

Ako iz nekog razloga niste uspjeli saznati ime i prezime osobe, zamijenite ih drugim: g., direktor, poštovani itd. Ni pod kojim okolnostima ove riječi ne smiju biti skraćene. IN inače, autor poruke otkriva svoje nezadovoljstvo, ljutnju i druge negativne karakterne crte. Stoga ne vrijedi govoriti o sklonosti primatelja da komunicira i percipira informacije.

Odmah ću reći da čak i ja primam more pisama sumnjive prirode putem e-pošte, stoga pažljivo pratim njihov sadržaj. Kada otvorim pismo koje dobijem, pokušavam da ga brzo pročitam kako bih procenio njegovu važnost. Da li i vi radite isto? Dok čekate posebno pismo, možete provesti sate proučavajući poruke koje primate, a zašto onda ne naučite kako ih brzo pregledati?

Poslana poruka mora sadržavati naslov (u elektronskoj verziji potrebno je navesti temu). Ovakva jednostavna formalnost omogućava primaocu da shvati važnost poruke. A ako završi u distributivnom centru velike organizacije, onda se može mirno, bez nepotrebnih problema, poslati primatelju. Želite da vaša poruka stigne do primaoca što je brže moguće, zar ne?

Format i sadržaj pisma

Sada znate kako osigurati da vaše pismo stigne do primaoca u najkraćem mogućem roku:

• znati njegovu adresu;
• naznačiti predmet poruke;
• Započnite svoje pismo pozdravom čitaoca.

Međutim, to nisu sve karakteristike kreiranja poslovnih pisama. Značajnu ulogu imaju: stil prezentacije, način prezentovanja informacija, izrada takvih dokumenata itd. Hajde da dalje shvatimo kako da se uverimo da primalac ne pošalje pismo u Spam folder u prostranstvu e-pošte i da ne baci vašu poruku u smeće.

Prvošta treba da bude - pozdrav i obraćanje primaocu. Imajte na umu da bi bilo lijepo osloboditi čitaoca. Da biste to učinili, samo počnite s komplimentima, primijetite koliko je zauzet, itd. Sastavite svoju poruku tako da se primalac slaže sa svakom riječi, jer će ga u ovom slučaju biti prilično lako dovesti do zaključenja posla.

Poslednji komentar je možda i najvažniji. Ovo se odnosi na upotrebu riječi, fraza i izraza koji su dvosmislene prirode. Čitava poenta je da pošiljalac ne može ući u primaočevu glavu i saznati njegov nivo svijesti. Upravo zbog toga je prije slanja poruke potrebno nekoliko puta pročitati i, ako je potrebno, ispraviti uklanjanjem dvoslova.

Struktura službenog pisma

Službena pisma se pišu na posebnim obrascima, koji već imaju određene oznake. Na vrhu obrasca (desni ugao) uvijek se nalazi “zaglavlje” koje sadrži kompletan skup detalja (prezime i inicijale primaoca, adresa kompanije, broj telefona, naziv odjela, grb ili simboli kompanije, itd. ). Imajte na umu da što su jasnije popunjena sva polja, veća je vjerovatnoća da će poruka biti isporučena i pročitana.

Ako postoji više primalaca, njihova imena treba navesti u hijerarhijskom redu od nadređenog položaja do podređenih. Ovo je pravilo koje nije preporučljivo kršiti. Pošto je u gornjem lijevom dijelu ostalo mjesta, tu se stavlja oznaka od pošiljaoca (njihovi inicijali i datum) i primatelja (isto).

Kao što znate, poslovno pismo, kao školski esej, trebalo bi da ima 3 sekcije: uvod, glavni dio i zaključak. Tako je, nakon čitanja prvog dijela, adresat će moći zaključiti da li je ova poruka hitna, ili se može malo proučiti. Napominjemo da je uvod napisan za elektronsku verziju, kao dodatak aplikaciji. Stoga, da biste ga pravilno sastavili, trebate:

• ostavite poruku i pozdrav;
• istaknite dio komplimenata;
• Ukratko objasnite razlog svog zahtjeva.

Važan faktor prilikom prezentovanja materijala je način izlaganja, potpunost i iskrenost pri iznošenju informacija (ni u kom slučaju ne obmanjujte primaoca). Zapamtite, prilikom čitanja vaše žalbe, primalac mora dati ono što je opisano, tako da će detalji biti neophodni, ali ne zaboravite da ih potkrijepite dodatnim činjenicama, datumima itd.

Obratite pažnju na govor i stil izlaganja materijala. Ako je ovo službeni dokument, onda je pismo napisano u poslovnom stilu. Vrijedi pretpostaviti da adresat prima puno takvih pisama, a neće imati dovoljno vremena da se sa svakim detaljno upozna. Stoga se materijal mora predstaviti ukratko, kompaktno, bez nepotrebnog pretjerivanja i boja. Samo u ovom slučaju možete računati na brz odgovor primaoca.

U zaključku, potrebno je da navedete vlastite želje (ponekad sa zahtjevom), da sumirate sve što je navedeno. Ispada da bi nakon čitanja ovog dijela službenog pisma primalac trebao vidjeti vaš prijedlog izlaska iz postojeće situacije (problema). Može se samo složiti s tim, ili izabrati svoju opciju.

Službeno pismo završava se obaveznim potpisom i datumom pripreme. To možete vidjeti proučavanjem nekoliko uzoraka službenih pisama.

Prije slanja, obavezno ponovo pročitajte dokument, provjerite da li se detalji podudaraju i da li je poruka ispravno formatirana. Ne zaboravite procijeniti pismenost prezentacije, kojim fontom je tekst ispisan (da li se lako čita) itd.

To je sve. Ispada da sastavljanje službenog dokumenta nije tako teško. Da biste to učinili, samo uzmite traženi obrazac, gdje su određene karakteristike već primijenjene, popunite ga u skladu s gore opisanim pravilima i pošaljite primaocu. Ako i dalje imate pitanja, odgovore na njih možete dobiti tako što ćete ih postaviti u odjeljku „komentari“.

Jeste li već rekli svojim prijateljima i poznanicima kako pravilno pripremiti službene dokumente? Ako ne, podijelite s njima link do ove recenzije. Da biste to učinili, trebate kliknuti na gumbe društvenih mreža na kojima ste registrirani i pristati na dodavanje informacija na svoju ličnu stranicu. Izvođenjem ovih manipulacija omogućit ćete ljudima da vide ovu recenziju, upoznaju se s njom i nauče kako ispravno popuniti sve vrste dokumenata.

Ja se ne opraštam od tebe, nego kažem: "Zbogom." Biće mi drago da vas ponovo vidim kao čitaoce mojih kreacija o informatičkom biznisu. Nadam se da će vas moje recenzije inspirirati na akciju i pomoći vam da dobijete korisne informacije.

Srdačan pozdrav, Elena Izotova.

Poslovna korespondencija je sastavni atribut svakog poslovanja. Zaposleni svakog preduzeća komuniciraju sa kolegama i klijentima, sa dobavljačima i potrošačima. Općenito, svakodnevna rutina svakog ureda svakako uključuje i učešće u korespondenciji.

Dok većina zaposlenih u preduzećima i organizacijama svakodnevno šalje i prima brojne poruke, ne pridržavaju se svi utvrđenih normi i pravila prilikom njihovog kreiranja. Ispostavilo se da pravilno i ispravno pisanje poslovnog pisma nije tako lako. Postoji niz zahtjeva i šablona koji se koriste širom svijeta koji se odnose na tok dokumenata. Oni uključuju pravila za pisanje poslovnog pisma, kao i osnovne tačke u vezi sa formatiranjem.

Kada sastavljate poruku organizaciji treće strane ili jednostavno kolegi u susjednom odjelu, trebali biste se pridržavati strogog stila (s izuzetkom prijateljske korespondencije, za koju ne postoje takva ograničenja). Ne biste trebali koristiti previše emotivne riječi čak ni da opišete važnost transakcije ili oduševljenje testiranih proizvoda. Poslovno pismo treba da bude jasno, sažeto i prilično suzdržano.

Poruka treba da počne sa primaocem. Ako je namijenjeno zaposleniku u organizaciji treće strane, svakako treba navesti njeno ime, poziciju primaoca, kao i njegovo puno ime. U slučaju da dokument ostaje u kompaniji, dovoljno je prezime sa inicijalima (možete dodati i svoju poziciju).

Poslovno pismo organizaciji treće strane treba da bude na memorandumu kompanije (bez obzira da li se šalje elektronski ili u papirnoj formi). Ako nedostaje, možete jednostavno navesti podatke o pošiljaocu u "zaglavlju" dokumenta.

Prije nego počnete sastavljati tekst, morate razmisliti o njegovoj strukturi, identificirati glavne točke i svrhe pisanja. Ovo će znatno olakšati proces pisanja. Pismo treba završiti potpisom koji označava ne samo prezime pošiljaoca, već i njegovu poziciju, kao i naziv kompanije koju predstavlja.

Kada šaljete prijedlog potencijalnom klijentu ili partneru, svakako završite tako što ćete izraziti zahvalnost na saradnji i nadu u daljnji zajednički rad.

Pored pravila koja se koriste u poslovnoj korespondenciji, postoje i preporuke. Na primjer, svaki dokument upućen određenoj osobi treba da počinje riječima “draga” punim imenom, a ne inicijalima. Nema potrebe koristiti skraćenice u slovima, na primjer, pisati "uv". ili smanjiti primaočevo mjesto ili mjesto rada.

Međunarodni tok dokumenata smatra se najtežim, jer svaka država ima svoje nijanse komunikacije, a jezik na kojem morate dopisivati ​​sa stranim partnerima nije uvijek jasan piscu pisma, pa morate koristiti usluge prevodioci. Pre nego što angažujete usluge takvog specijaliste, trebalo bi da razjasnite da li on zna da napiše poslovno pismo na engleskom ili mi pričamo o tome o banalnom doslovnom prijevodu. Ako planirate stalno održavati protok stranih dokumenata, bolje je zaposliti službenika koji dovoljno govori strani jezik da na njemu napiše poslovno pismo.

Općenito, postizanje zadatka u velikoj mjeri ovisi o tome kako je dokument sastavljen i kako je dizajniran. Dakle, nikada ne potcjenjujte važnost poslovnog bontona u komunikaciji.

U svakoj organizaciji pisma čine većinu ulazne i odlazne dokumentacije. Postoji mnogo vrsta ovih dokumenata, a za svaki od njih postoji niz pravila za izvršenje. Budući da su pisma najčešća vrsta upravljačke dokumentacije, izuzetno je važno znati kako ih pravilno sastaviti.

Iz ovog članka ćete naučiti:

Ispravno formatiranje pisama je uspjeh cijele kompanije

Poslovnim (ili službenim) pismima smatraju se ona koja služe za komunikaciju kompanije sa eksternim strukturama. Štaviše, čak i nakon nekog usmenog dogovora između šefa organizacije i poslovnog partnera ili klijenta, pravila bontona predviđaju potvrdu ovog dogovora. To se, pak, već može smatrati garancijom.

Vrste poslovnih pisama

1. Informativni - kreiran kako bi se prenijele neke informacije.

Po izvršenim funkcijama

1. Inicijativa - dijele se na one koje zahtijevaju odgovor i one koje ne zahtijevaju odgovor. Primjeri: zahtjev, žalba, obavijest, podsjetnik, .

2. Pisma odgovora.

Na osnovu adresata

1. Redovno - obično se šalje samo jednom primaocu.

2. Cirkularni - oni koje jedan pošiljalac šalje više primalaca.

Prema obliku polaska

Struktura uslužnog pisma

Tekst dobro napisanog poslovnog pisma sastoji se od: žalba, uvodni i glavni dijelovi i zaključak.

Žalba.

Ovo je najvažniji dio za potrebe komunikacije. Dakle, zahvaljujući pravilno odabranom obliku obraćanja, ne samo da možete privući pažnju adresata, već i postaviti opći ton za dalju komunikaciju. Ako pismo nije upućeno određenoj osobi, u drugim slučajevima uobičajeno je koristiti formule na standardnom jeziku - na primjer, "Dragi Sergej Ivanoviču!", "Gospodine! Žalba je napisana na sredini reda.

Uvodni dio.

Na početku pisma potrebno je navesti razloge i razloge za njegovu pripremu, često je potrebno potvrditi informacije sa referencama na dokumente i činjenice trećih lica. Ukoliko postoji potreba da se naznače reference, to treba uraditi sledećim redosledom: naziv akta, autor, datum, registarski broj, naslov.

Glavni dio.

Glavni dio pisma označava glavnu svrhu pisma. Ovaj dio detaljno opisuje potrebne događaje, pruža dokaze ili analizira situaciju.

Zaključak.

Zaključno, uobičajeno je da se zaključci donose u obliku zahtjeva, prijedloga, odbijanja ili mišljenja. Vjeruje se da službeno pismo može sadržavati samo jedan završni dio. U pravilu se završavaju standardnim izrazima - na primjer, "Nadam se daljoj saradnji", "S najboljim željama." Formula ljubaznosti stavlja se ispred atributa “potpis” i odvaja se od pozicije zarezom.

Prilikom predaje autoru važno je uzeti u obzir aspekte kao što su:

• stepen poznanstva i priroda odnosa sa primaocem;
• javni položaj adresata i njegov odnos sa pozicijom autora;
• situacija u kojoj se komunikacija odvija – njena formalnost ili neformalnost;
• bonton i standardi usvojeni u određenoj kompaniji.

Format pisma, uzorak:

Formatiranje slova prema GOST-u

Uslužna pisma se izdaju na posebnim obrascima formata A4 ili A5 u zavisnosti od veličine teksta. Dozvoljeno je nekorištenje formulara samo u slučajevima kada su autori više kompanija istovremeno.

Zahtjevi za obrasce pisma, kao i sastav detalja i pravila dizajna sadržani su u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."

Općenito, kompanije imaju pravo samostalno razvijati obrasce pisma, budući da je navedeni GOST savjetodavne prirode, međutim, provedba njegovih odredbi ukazuje na visoku kulturu rada s dokumentima u organizaciji. Za neke organizacije, GOST R 6.30-2003 je obavezan: na primjer, savezne izvršne vlasti moraju uvijek konsultovati ovaj standard.

01 - Državni grb Ruske Federacije;

02 - grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije;

03 - grb ili zaštitni znak organizacije (uslužni znak);

04 - Šifra organizacije;

05 - Glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica;

06 - identifikacioni broj poreskog obveznika/šifra razloga za registraciju (TIN/KPP);

07 - Šifra obrasca;

08 - naziv organizacije;

09 - Referentne informacije o organizaciji;

10 - Naziv vrste dokumenta;

11 - Datum;

12 - Matični broj;

14 - Mjesto sastavljanja ili objavljivanja;

15 - Adresar;

16 - pečat odobrenja;

17 - Rezolucija;

18 - Naslov teksta;

19 - Kontrolna oznaka;

20 - Tekst dokumenta;

21 - Oznaka o prisutnosti aplikacije;

22 - Potpis;

23 - pečat odobrenja;

24 - Odobrenje vize;

25 - Otisak pečata;

26 - Oznaka o ovjeri kopije;

27 - Oznaka o izvođaču;

28 - Zabilješku o izvršenju dokumenta i slanju u spis;

29 - Napomena o prijemu dokumenta od strane organizacije;

30 - ID elektronske kopije.

Formatiranje pisma prema GOST-u, uzorak:

Formatiranje pisma s prilogom, primjer:

Pravila pisanja poslovne korespondencije

Poslovna korespondencija podrazumijeva korištenje službenog poslovnog stila komunikacije. Njegova posebnost leži u činjenici da su učesnici najčešće pravna lica koja se moraju pridržavati prilično strogih pravila komunikacije koja su usvojena u organizaciji (ili više organizacija).

Postoji nekoliko zahtjeva koji se odnose na ovu vrstu komunikacije.

Standardizacija prezentacije. Danas postoji mnogo pojmova, posebnih fraza i formula koje su specifične za poslovnu korespondenciju. Njihova upotreba vam omogućava da značajno smanjite vrijeme pripreme, a gotovi dizajni pomažu da izbjegnete gubljenje vremena na traženje pojmova prikladnih za određenu situaciju. Standardizacija značajno olakšava percepciju bilo kojeg teksta i optimizira cjelokupni proces toka dokumenata.

Neutralni ton. Uzdržanost i strogost prilikom pisanja pisama su norma u službenoj komunikaciji. Neutralan ton podrazumijeva gotovo potpuno odsustvo ekspresivnih ili emocionalno nabijenih riječi. Informacija je čisto službene prirode, iz tog razloga je potrebno isključiti iz teksta, na primjer, riječi sa deminutivnim sufiksima ili međumetima. Emocionalni podtekst može biti prisutan, ali ga treba sakriti iza neutralnog tona prezentacije.

Tačnost i nedvosmislenost formulacije. Primalac mora jasno razumjeti i protumačiti značenje materijala upućenog njemu. Točnost teksta, u pravilu, direktno ovisi o pravilno izgrađenoj kompozicijskoj strukturi i odsustvu logičkih grešaka. Uslužno pismo mora biti jasno osmišljeno.

Konciznost. Zahvaljujući ovom zahtjevu, autor će moći značajno smanjiti dužinu cijelog dokumenta. Konciznost prezentacije je, prije svega, eliminacija suvišnosti govora, ekonomična upotreba jezičkih sredstava, odsustvo nepotrebnih ponavljanja i dodatnih informacija.

Primena jezičkih formula.Šabloni, koji se široko koriste u poslovnoj korespondenciji, su njen sastavni dio. Stoga se za podsticanje na djelovanje često koriste sljedeće formule: “Molimo vas da razmotrite pitanje...”, “U potvrdu našeg dogovora...”. Često su lingvističke formule pravno značajni elementi teksta, bez kojih on neće imati potrebnu snagu. Na primjer: “Garantujemo povrat novca u iznosu od...”, “Kontrola nad izvršenjem zadatka je dodijeljena...”.

Upotreba termina, leksičkih i grafičkih skraćenica. Zahvaljujući upotrebi termina u korespondenciji, autor može postići jasno razumevanje teksta, što je izuzetno važna karakteristika poslovne komunikacije. Terminologija koja se može i treba koristiti u oblasti dokumentacione podrške za upravljanje regulisana je GOST R 51141-98 „Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije"

Preovlađivanje prostih uobičajenih rečenica. Službena komunikacija se, po pravilu, zasniva na upotrebi jednostavnih uobičajenih jednočlanih ili dvočlanih rečenica, što uvelike pojednostavljuje proces percipiranja teksta.

Vodič za pisanje poslovnog pisma

Danas se u bilo kojoj kompaniji sastavljaju službeni dopisi o potpuno različitim pitanjima vezanim za aktivnosti kako pojedinaca, tako i cijelih odjela. Predmet pisama može biti zahtjev, obavijest, sporazum, zahtjev, opoziv, promjena itd. Istovremeno, pravila dobre forme sugeriraju da će svaki dokument biti sastavljen u skladu sa svim gore navedenim zahtjevima. Zahvaljujući tome, pismo (bez obzira u kom obliku se šalje) postat će djelotvoran alat u radu svakog zaposlenika i menadžmenta kompanije u cjelini.

Testirajte se

1. Koje pismo se naziva kružnim pismom?

• Pismo koje je jedan primalac poslao na više adresata
• Pismo koje je jedan adresat poslao jednom primaocu
• Pismo koje nije poslato iz više razloga

2. Kako treba pravilno oblikovati prilog poslovnog pisma?

• Primjena: za 2 l. u 2 primjerka.
• Prijava u 2 primjerka na 2 lista
• Dva prijavna lista u duplikatu

3. Koliko faza postoji u pripremi i pisanju poslovnog pisma?

4. Šta znači zahtijevati neutralan ton u poslovnoj korespondenciji?

• Upotreba termina, leksičkih i grafičkih skraćenica
• Gotovo potpuno odsustvo ekspresivnih ili emocionalno nabijenih riječi u pismu
• Široka upotreba šablona

5. Iz kojih dijelova se sastoji poslovno pismo?

• Žalba, uvodni i glavni dijelovi, zaključak
• Glavni dio, zaključak
• Žalba, zaključak