Как составить план организации праздника. Образец - Программа проведения мероприятий по случаю празднования Нового года и Рождества Христова (пример)
О ключевых моментах, на которые следует обратить внимание организатору мероприятия, рассказала Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность».
Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.
Организация мероприятия - непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат.
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. Уделите внимание планированию.
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google , программы, например, Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek . Не подведет и обычный документ Excel.
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель . Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.
4. Дьявол в деталях.
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.
5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».
6. Распределяйте зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
8. Уделите внимание сервису.
Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой .
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь.
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!
---
Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2 Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.
| Содержание мероприятия | Дата проведения | Время проведения | Место проведения | Ответственный за проведение |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. Приобретение праздничных наборов конфет для детей сотрудников | До 22.12 | |||
| 2. Детский новогодний утренник с вручением праздничных наборов конфет | 25.12 | 12.00-14.30 | Театр юного зрителя | Председатель профкома Корзун И.А. |
| 3. Торжественное собрание коллектива, в т.ч.: | 28.12 | 16.00-18.00 | Актовый зал | Начальник АХО Верещагина Н.М. |
| 3.1. доклад о предварительных итогах работы за 2006 год и поздравление коллектива | Директор Афанасьев А.А. | |||
| 3.2. вручение грамот, ценных подарков передовикам производства и ветеранам труда | ||||
| 3.3. концерт коллектива художественной самодеятельности ОАО «Рассвет» | ||||
| 4. Праздничный ужин с приглашением партнеров по бизнесу и работников вышестоящей организации, в т.ч.: | 28.12 | 19.00-23.00 | Ресторан «Арбат» | Начальник отдела снабжения Федоров А.Е. |
| 4.1. сообщение гостям вечера об итогах работы предприятия за 2006 год | ||||
| 4.2. поздравление гостей | ||||
| 4.3. вручение праздничных подарков гостям вечера | ||||
| 4.4. развлекательная программа |
Обязанности по выдаче праздничных наборов конфет возложить на членов профкома Алексееву О.М., Андрееву Н.П., Бобровскую С.А.
Для списания праздничных подарков создать комиссию в следующем составе:
председатель комиссии - начальник АХО Верещагина Н.М.;
члены комиссии: кладовщик Петренко А.И.;
План подготовки и проведения мероприятия
1.1 КВН «День Наума Грамотника» проводится в рамках годового плана школьной библиотеки для учащихся 7 класса
1.2 Организаторами КВН являются студенты-практиканты 2 курса ККБТ.
2. Цель
Развитие творческой активности учащихся.
3. Задачи
Расширить кругозор учащихся;
Способствовать творческому развитию детей ;
2. - педагог библиотечного техникума
3. - зав. библиотекой
Программа подготовки КВН
Проведение КВН
Сценарий проведения КВН
Здравствуйте, ребята!
Давайте устроим сегодня праздник - День Грамотея. Пусть сегодня звучат шутки и царит веселье. Предлагаем вам создать три команды, пусть каждая придумает название для своей команды и выберет капитана. И мы проведем праздник знаний «Веселый грамотей».
Издревле на Руси был покровителем ребят-учеников Святой пророк Наум и 14 декабря день памяти Наума Грамотника. Тогда совершался обряд посвящения в ученики. Ко дню Наума Грамотника они уже могли показать свои первые успехи: «Батюшка Наум, наведи на ум!». Пословицы и поговорки, посвященные грамотности, показывают, как высоко ценили ее наши предки.
А сейчас разминка, продолжить пословицы:
Ученье - свет,.............(а не ученье - тьма)
Век живи,......................(век учись)
Чтение-..........................(лучшее учение)
Конкурс «ТЕАТРАЛЬНЫЕ ПРОБЫ»
Первый конкурс называется «Театральные пробы». Для этого нам понадобится 4 человека из одной команды и по 3 человека из других команд. Вам предлагается подготовить миниатюры по выбранным текстам. А пока они будут готовиться, мы проведем второй конкурс в виде викторины. (См. Приложение)
Конкурс «ВИКТОРИНА»
За каждый правильный ответ команда получает по одному баллу. Просим жюри следить за количеством правильных ответов каждой команды.
1 В каком городе жил Карлсон? (Стокгольм)
2 Кто явился причиной смерти князя Олега в произведении «Песнь о вещем Олеге»? (Змей)
3 Что затеяли Мартышка, Осел, Козел и косолапый Мишка? (Сыграть квартет)
4 Как называется шоколадное дерево? (Какао)
5 Как называется рыба напоминающая шахматную фигуру? (Морской конек)
6 Какая наука изучает ископаемых животных? (Палеонтология)
7 Сколько ног у паука? (Восемь)
8 Какой пигмент окрашивает листья в зеленый цвет? (Хлорофилл)
9 Какое животное изображено на эмблеме Всемирного фонда дикой природы? (Панда)
10 Как называется высшее достижение искусства? (Шедевр)
11 Как называется небольшая доска, на которой художник смешивает краски? (Палитра)
12 Древнегреческий математик? (Пифагор)
13 Что означает слово «геометрия»? (Землемерие)
14 Назовите простейший из многоугольников? (Треугольник)
15 Назовите первое число натурального ряда? (Один)
16 Как называются условные знаки для обозначения чисел? (Цыфры)
17 Назовите какого химического элемента состоит из названий животных? (Мышь-як)
Как называется смесь, состоящая из дыма, пыли и тумана? (Смог)
20 Какого рода слова: «тюль», «кофе», «шампунь»? (Мужского)
21 Наука о красивом письме? (Каллиграфия)
22 Какую фамилию носил Петр 1 ? (Романов)
23 Что является эмблемой государства? (Герб)
24 А символами? (Герб, флаг, гимн)
25 Назовите дату начала Второй мировой войны. (1.09.1993)
(22.06.1941-Великая Отечественная Война)
26 Как называется группа островов? (Архипелаг)
27 Как называется самая большая по площади пустыня? (Сахара)
28 Как называется водная оболочка Земли? (Гидросфера)
Жюри подводит итоги этого конкурса.
А теперь возвращаемся к конкурсу №1 «Театральные пробы».
(Ребята показывают почти импровизированные (всего 5 мин. на подготовку) мини-сценки из школьной жизни)
Конкурс«СТАРАЯ СКАЗКА О НОВОМ»
В следующем конкурсе участникам из команды предлагается вытянуть карточку с заданием, в котором будет написано какое-либо произведение, которое участник должен показать, не говоря при этом ни слова. А команды должны угадать произведение (героя).
2 Колобок
4 Золотая рыбка
5 Маленький принц
6 Красная шапочка
А теперь попросим жюри выбрать наиболее интересное выступление и поставить баллы.
Конкурс«ВОПРОСНЫЙ ВИНЕГРЕТ»
А сейчас капитаны подойдут и вытянут по одному вопросу, и прочитают, а команды должны будут интересно и смешно ответить на него. На обсуждение дается одна минута.
1 Что будет, если ученики начнут учиться с удовольствием?
(Учителя пойдут им навстречу и продлят это удовольствие еще на один год)
2 Зачем волку такие острые зубы?
(Чтобы зайцы не забывали, зачем им такие быстрые ноги)
3 Как обеспечить безопасность Красной Шапочке?
(Просто маме подарить вместо красной шапочки голубую береточку)
4 Отчего жизнь у веселого молочника такая веселая?
(Много пьет молока).
Все команды хорошо справились с заданием, просим жюри подвести итоги конкурса.
На этом наш КВН заканчивается...Просим жюри подвести итоги всех конкурсов. Награждение победителей. Всем спасибо.
Конкурс 1«ТЕАТРАЛЬНЫЕ ПРОБЫ»: приложение
(из книги: Ермолаев спектакль: для дошкольного возраста - М.: Малыш, 1992)
Два пирожных.
Герои: мама, Наташа, Оля.
Мама - Помогите-ка мне, дочки, вымыть посуду.
(Наташа читает книгу, Оля лепит из пластилина булочки, крендельки. Оля пошла на кухню)
Наташа Я тоже сейчас приду, только страничку дочитаю. Такая интересная книга, прямо не оторвешься!
Оля (вернулась) Что же ты не идешь, мы с мамой уже почти всю посуду вымыли.
Наташа А меня здесь нет. Я сейчас плыву в лодке по реке Конго. Вокруг меня пальмы, тропические лианы, попугаи, мартышки…
(Оля ушла. Вернулась с тарелками, убрала их в буфет , принялась за лепку)
Наташа Ну, вот я и дома. (Оле) Чем это ты губы вымазала?
Оля Кремом. Я два пирожных съела. Одно за себя, а другое за тебя.
Наташа Зачем же за меня?
Оля Мама сказала.
Мама (пришла с кухни) Мы с Олей решили, что еще неизвестно, когда ты вернешься из Африки: Африка-то далеко, а пирожное с кремом может испортиться.
«Навестили»
Герои: Толя, Костя, Андрей
(Больной Толя с завязанным ухом сидит дома. Звонок в дверь. Пришли одноклассники)
Костя Мы к тебе.
Андрей Больного человека решили навестить.
Толя Спасибо! Хотите чаю?
Андрей Какой чай, нам уже в школу пора!
Толик Жалко, что так быстро уходите! Заходите еще.
Костя Обязательно зайдем, как в школу опоздаем, так и зайдем.
Андрей Мы ведь и сегодня опоздали. Хорошо Костик про тебя вспомнил. Вот мы и зашли.
Толик А при чем тут я?
Костя Как при чем? Придем сейчас в школу и скажем Анне Сергеевне: «Навещали больного».
Андрей Она и сердиться на нас не будет за опоздание.
Костя Еще и похвалит!
(Мальчики убежали)
Толик О-хо - хо! (загрустил)
Проговорился
Герои: Ирочка, попугай Чико, бабушка, подружки Света, Надя, ребята.
(Ира дрессирует попугая)
Ира Чико, скажи: «Мяу…мяу…мяу…»
Чико Мяу!
Ира Молодец, Чико! А теперь скажи «Гав-гав…гав-гав… гав-гав…»
Чико Гав!
Ира Умница! Скажи: «Здравствуйте, ребята! Здравствуйте, ребята!»
Чико - Здравствуйте, ребята!
Ира Молодец! Все, идем в школу, я тебя ребятам покажу.
Бабушка Сходи, Ирочка, в магазин за чаем.
Ира Вот еще! Мне некогда! Отстань!
Бабушка Внучка, прихвати мусор, по пути выбросишь.
Ира - Вот еще! Мне некогда! Отстань!
(Ира пришла с попугаем в клетке в школу. Ребята ее окружили)
Света Спроси-ка его что-нибудь. Пусть ответит.
Ира Сейчас спрошу. Только вы не шумите. Будь вежлив, Чико, поздоровайся с ребятами. Скажи: здравствуйте, ребята!
Чико Отстань!
(Ребята удивились, Ира смутилась)
Ира А как кошка мяукает? Помяукай нам, Чико.
Чико Вот еще!
Ира А как собачка лает? Полай: гав-гав! Ну, Чико!
Чико Очень нужно! Некогда мне!
(Ребята засмеялись, Ира рассердилась)
Ира Какой ты противный, Чико! Ничего говорить не хочешь.
Надя Как не хочет? Он нам многое сказал. Молодец, Чико!
Как же организовать праздник своими силами? Или, может, предоставить это ответственное дело профессионалам? Не торопитесь с ответом.
Как составить план организации праздника
Итак, вам поручили организацию корпоративного праздника (чаще всего организацию поручают секретарю, помощнику руководителя или менеджеру отдела по работе с персоналом). Обычно на подготовку корпоративного праздника уходит 10–14 дней (для Нового года необходимо как минимум три недели). Не забывайте, чем больше заказов, тем труднее подобрать банкетный зал, пригласить артистов и тамаду, приобрести необходимые аксессуары. Кроме того, чем меньше времени остается до планируемого мероприятия (имеются в виду Новый год, 14 февраля, 8 марта и т.д.), тем выше поднимаются цены. Чтобы организовать праздник, надо придерживаться некоторых правил, создать план организации праздника. Разделите всю организацию праздника на два этапа – подготовку праздника и проведение праздника.
Прежде чем начать подготовку к празднику, необходимо оговорить с начальником следующие пункты:
Определение цели проведения мероприятия
Если главная цель проведения мероприятия – просто банкет (или пикник), вам лучше обратить к стационарному или выездному ресторану или, прочитав дальнейшие рекомендации по организации банкета, воспользоваться ими. Если же главной целью проведения праздника (или другого события) является формирование корпоративной культуры организации, то необходимо будет позаботиться и о сценарии праздника, и о ведущем, и о банкете, и о многом другом. Другими словами, стать психологом, педагогом, режиссером и талантливым организатором, чтобы получить максимальную отдачу от финансовых вложений в проведение мероприятия. Настройтесь на то, что для вас это будет не праздник, а тяжелая работа. Однако этот труд поможет вам приобрести необходимый опыт и стать незаменимым сотрудником по организации и проведению корпоративных праздников.
План организации праздника
Определение бюджета, необходимого для организации мероприятия. При составлении бюджета нужно:
Составить список приглашенных (кстати, от того, кого будет больше – мужчин или женщин – зависит крепость и количество спиртных напитков);
Определить место проведения праздника;
Продумать меню банкета;
Спланировать оформление помещения и техническое обеспечение;
Решить, необходим ли транспорт, фото– и видеосъемка;
Позаботиться о подарках и призах;
Решить, нужно ли освещение вашего мероприятия в средствах массовой информации и Интернете.
Определение вида мероприятия
Вид праздника зависит от вашей фантазии и средств. Можно организовать:
Банкет (шведский стол / фуршет) с культурно-развлекательной программой;
Пикник на природе;
Праздник на теплоходе (пароходе);
Спортивный праздник с играми и соревнованиями.
Провести что-то более оригинальное (костюмированный бал-маскарад, экстремальный праздник, праздник с национальными обрядами и т.д.). Вам помогут в агентствах по организации праздников.
Выбор места проведения мероприятия
Это во многом зависит от бюджета. Но не менее важно учитывать характер предстоящего мероприятия, количество гостей и их пристрастия, а также присутствие посторонних гостей, членов семей сотрудников. Важно, будут ли на празднике дети. Выбрать можно – от помещения вашей фирмы (офиса, предприятия и т.д.) до банкетных залов ресторанов всех уровней, различных клубов, загородных пансионатов и баз отдыха, теплоходов и т.д.
Составление плана-сценария мероприятия
План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника, и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника. Решается вопрос о договорах-подряда по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о выполнении работ в конце праздника.
Подробные сценарии удобны, но не дают возможности импровизировать. Гораздо лучше набросать сценарный план, который включает основные моменты, временной регламент и общую последовательность событий. Этот план следует тщательно проработать. Если в подготовке можно о чем-то забыть, а затем заметить и исправить ошибку, то во время проведения мероприятия второй попытки не будет. Любая ошибка ведущего программы или музыкантов будет заметна.
С ведущим праздника, лучше познакомиться лично и рассказать ему все о своем празднике и о приглашенных гостях. Ведущий, второй человек, после администратора на празднике, и от того, как он почувствует дух компании, будет зависеть проведение мероприятия и вся организация праздника.
С точки зрения психологов, людям больше всего запоминается начало и конец торжества. В связи с этим, в конце мероприятия необходимо запланировать кульминацию праздничной программы. Это может быть праздничный салют или выброс шаров с предсказанием судьбы или что-то такое, чего никто не ждет.
И самый последний штрих – доставка гостей от места проведения мероприятия до дома. Довольные и немного уставшие от праздничного веселья гости не должны думать, как и на чем они доедут из ресторана или загородного клуба до дома.
Примерная схема плана организации праздника:
Проверка акустических возможностей зала;
Определение способов украшения зала (декор, цветы, шары);
Выбор способа рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т.д.);
Определение места для кухни в случае работы с выездным рестораном;
Определение места для переодевания артистов;
Составление регламента – расписания всего сценария культурной программы;
Составление регламента выноса и подачи блюд;
Подготовка схемы проезда и парковки машин, решение вопроса с пропусками;
Проверка наличия удобств общего пользования (их количество и качество);
Определение места размещения гардероба (если нет стационарного);
Составление маршрута разъезда транспорта;
Составление общего регламента праздника;
Уточнение плана размещения и функций охраны (иногда встает вопрос питания охраны);
Проверка сценария программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры (для максимальной отдачи от средств, вложенных в праздник);
Заранее определить лучшие видовые точки для фото– и видеосъемки праздника и согласовать их со специалистом;
Согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка;
Согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника (если все делается своими силами, без специалиста), количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника (электрик, сантехник, гардеробщик, инженер и др.) и их время работы (иногда встает вопрос об их питании);
Подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем, остались приятные воспоминания о мероприятии.
Организация крупных мероприятий - дело хлопотное, но увлекательное и благодарное. Приятно принимать похвалы гостей и виновника торжества за безукоризненную его подготовку. Однако далеко не всегда все проходит гладко, как хотелось бы. В статье мы расскажем, как избежать ошибок и неприятных ситуаций при подготовке торжественных мероприятий на примере церемонии вручения государственной награды от другой страны.
ФОРМАТ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ
Здесь возможны как минимум три варианта, например:
■ заключить договор с генеральным подрядчиком «под ключ»;
■ заключить договоры с несколькими подрядчиками, решающими различные задачи;
■ подготовить мероприятие самостоятельно, без помощи посредников.
У каждого варианта есть свои особенности, достоинства и недостатки.
Один подрядчик: удобно, но опасно
Нередки ситуации, когда с определенным подрядчиком вынуждают работать те или иные обстоятельства, например дружеские отношения руководителя, корпоративные традиции и т.д. В этом случае выбирать не приходится - надо работать с тем, кто есть. Но ни в коем случае нельзя все пускать на самотек!
Необходимо вмешиваться в каждый пункт программы подготовки, задавать массу вопросов и вести параллельно свою матрицу или список дел и задач по организации мероприятия. Не факт, что такой подрядчик ничего не забудет и не упустит из виду. Нужно все время держать руку на пульсе событий.
Плюсы
Это самый удобный формат для взаимодействия и контроля, в котором реализуется принцип «одного окна» - все вопросы и задачи решаются через одного менеджера, отвечающего за подготовку мероприятия со стороны подрядчика. Заказчик, то есть вы, при этом спокойно продолжает заниматься текущей работой, лишь время от времени сверяясь с графиками и отчетами по подготовке торжества.
Минусы
Самый опасный формат для работы, означающий, что все яйца вы сложили в одну корзину. Никто не даст гарантии, что подрядчик окажется надежным на 100 %. Нельзя все предугадать - он может подвести заказчика даже по независящим от него причинам. И решить проблему будет очень сложно, так как исполнитель, скорее всего, не раскроет контакты своих субподрядчиков, а на то, чтобы начать всю подготовку заново, у заказчика может не остаться времени.
Несколько подрядчиков: безопасно, но хлопотно
У опытных персональных ассистентов со временем нарабатываются полезные контакты. И это здорово, когда в вашем списке есть ряд проверенных годами небольших компаний, которые без особых проволочек оказывают качественные услуги в узких сферах деятельности. Вы можете со спокойной душой просто распределить задачи между подрядчиками, контролировать их и координировать между собой по необходимости. Но для этого подрядчики должны быть надежными. В противном случае проблем не избежать.
Плюсы
Самый безопасный вариант подготовки мероприятия. С одной стороны, у вас развязаны руки - непосредственной подготовкой занимаются подрядчики. С другой - ваш тотальный контроль позволяет держать руку на пульсе и в случае возникновения проблемы оперативно заменить одного подрядчика другим, не тормозя весь процесс.
Минусы
Самый «мутный» вариант работы. Большое количество подрядчиков означает массу бумажной волокиты - нужно заключать договор с каждым подрядчиком, запрашивать счета, направлять другие запросы, вести обширную переписку и т.д. В случае возникновения какой-то проблемы сложно будет решить ее полюбовно. Начнется перекладывание ответственности, поднимется вопрос возврата или невозможности возврата уплаченных денег и т.п.
Все сама: ответственно, оперативно, сложно
Самостоятельная подготовка мероприятия ассистентом руководителя без помощи посредников - распространенная практика в России. И вот почему - руководители перестраховываются: боятся разглашения конфиденциальной информации о предстоящем событии или ждут подвоха от сторонних организаций, оказывающих помощь в подготовке мероприятий. А может, просто экономят! Так или иначе, в этом случае принимается решение о самостоятельной подготовке торжества.
Плюсы
Вы знаете каждого исполнителя в лицо и по имени. Более того, это самый экономически выгодный вариант - не нужно платить посредникам. Часть вопросов можно решить быстро и за наличный расчет (под расписку) - экономится драгоценное время! В случае проволочек с одним из исполнителей вопрос решается напрямую и оперативно.
Минусы
Самый сложный и хлопотный вариант подготовки мероприятия, поскольку вся ответственность лежит на вас! Если торжество намечается по-настоящему масштабное, вы рискуете просто утонуть в море мелких и крупных задач и поручений, имен и названий, сумм и счетов, отчетов и проверок. В процессе подготовки возникнет неимоверное количество вопросов абсолютно у всех исполнителей. И если все они будут контактировать напрямую с вами, есть вероятность, что вы либо упустите что-то очень важное, либо из-за недостатка опыта и знаний проколетесь в мелочах, которые в свою очередь могут по цепочке привести к срыву всего мероприятия.
Какой формат выбрать
Если есть возможность выбирать формат подготовки мероприятия, руководствуйтесь здравым смыслом. То есть при наличии проверенного, ответственного и опытного генерального подрядчика, конечно, логично положиться на него и передать всю подготовку мероприятия в надежные профессиональные руки. Себе в этом случае можно оставить концептуальные, дизайнерские и финансовые вопросы, согласование с виновником торжества, координацию и взаимодействие с гостями и т.п.
В случае отсутствия «своего» подрядчика лучше остановиться на втором варианте и выбрать несколько добротных исполнителей, каждый из которых реализует свою задачу в процессе подготовки.
Однако при любом выборе важно ни в коем случае не пускать все на самотек и непременно контролировать как можно больше действий по подготовке мероприятия или, по крайней мере, быть в курсе абсолютно всего происходящего!
ФОРМАТ ТОРЖЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Под особо ответственным мероприятием каждый подразумевает что-то свое - в зависимости от образа жизни, круга знакомств, сферы интересов, профессиональной деятельности и т.д. Мы рассмотрим следующие варианты:
■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы.
■ Небольшое закрытое торжество (например, семейное) для медийной персоны.
■ Масштабное закрытое мероприятие с участием медийных персон .
■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы рассмотрим на примере вручения награды государственного уровня.
Допустим, виновник торжества награждается орденом или медалью со стороны другого государства, например за укрепление межгосударственных отношений.
В этом случае мероприятие может состояться:
В стране, которая вручает орден;
В посольстве страны, вручающей награду (на территории родного для виновника торжества государства);
В любом другом подходящем и устраивающем всех месте. В этом случае расходы по организации мероприятия награждаемый берет на себя.
Рассмотрим вариант, когда сам награждаемый организует мероприятие. Вручение государственной награды - событие важное и ответственное. На таком торжестве присутствуют известные люди, и оно часто освещается в прессе.
Это означает, что подходить к вопросу выбора площадки для мероприятия, разработки программы, подбора подрядчиков, обеспечения безопасности и т.д. нужно с особой серьезностью и тщательностью.
ШАГ 1: РАЗРАБАТЫВАЕМ КОНЦЕПЦИЮ И ВЫБИРАЕМ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
Приготовления к масштабному мероприятию начинаются с разработки концепции - представления о том, как оно должно выглядеть.
Второй пункт - вопрос исполнителей : кто будет ответственным за организацию мероприятия, и как будет осуществляться подготовка - самостоятельно или с помощью профессионального подрядчика. О плюсах и минусах разных вариантов мы уже сказали выше.
Последовательность дальнейших шагов может варьироваться в зависимости от различных индивидуальных факторов.
ШАГ 2: ВЫБИРАЕМ МЕСТО, ДАТУ И ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЦЕРЕМОНИИ НАГРАЖДЕНИЯ
■ Выбираем место. При организации масштабного мероприятия необходимо выбрать площадку, которая не только вместит всех участников и приглашенных, но также будет соответствовать определенным требованиям: престижность, эстетичность, удобное расположение, наличие необходимых технических характеристик. Подобные площадки всегда востребованы, поэтому об аренде важно позаботиться заблаговременно.
Место должно соответствовать тематике торжества. Так, для вручения государственной награды неуместно выбирать ночной клуб.
Можно рассмотреть, например, исторические особняки и усадьбы - разумеется, те, которые подходят для проведения мероприятий. Как правило, это здания со множеством залов, в каждом из которых можно провести свою часть программы (официальную, музыкальную, фуршет или банкет и т.д.), а также с большой парковкой. Примерами подобных исторических площадок для проведения масштабных мероприятий являются Петровский Путевой дворец в Москве или Екатерининский дворец в Санкт-Петербурге.
■ Выбираем дату. Если есть возможность самостоятельно выбрать дату проведения церемонии награждения, необходимо согласовать ее с официальными лицами, ответственными за непосредственное вручение награды, и затем со всеми остальными высокопоставленными приглашенными гостями.
Желательно при этом учесть особенности выбранной площадки и погодные условия. Если предполагается задействовать веранду или открытую террасу, то не стоит планировать событие на холодное время года - лучше провести его летом. В противном случае мероприятие может быть сорвано даже из-за небольшого дождика.
■ Выбираем время. Обычно время начала мероприятия выбирает сам виновник торжества. И как правило, это вечернее время. Однако, если это официальный прием, то не стоит забывать, что по международным правилам этикета коктейль и фуршет начинаются в 17:00-18:00 (коктейль длится не более двух часов). В дипломатической практике существуют также обеды (начало в 20:00-20:30) и ужины (начало в 21:00). Однако наиболее распространенный вариант в повседневной жизни - банкет. Нередко он завершает программу вечера. Время его начала в таком случае зависит от продолжительности развлекательной программы.
ШАГ 3: РАЗРАБАТЫВАЕМ ДЕТАЛЬНУЮ ПРОГРАММУ МЕРОПРИЯТИЯ
Предполагается, что к этому моменту у организаторов уже есть общее представление о том, как должно пройти торжество, - его концепция. На этом этапе нужно не просто определиться с подробным перечнем тематических частей мероприятия, но и с их последовательностью и хронометражем.
Протокольная часть
Сначала нужно согласовать с консульством протокольную часть церемонии, уточнив следующие моменты:
Как именно должна проходить процедура вручения ордена;
Необходимо ли специальное оборудование (трибуна, микрофоны, музыкальное сопровождение и т.д.);
Кто конкретно будет принимать участие в церемонии;
Как долго будет длиться протокольная часть и т.д.
Если речь идет о мероприятии, на котором будут присутствовать люди разного пола, возраста или разных национальностей, программу следует составлять с учетом их индивидуальных и культурных особенностей. При большом количестве приглашенных организовать для каждого гостя отдельную программу не выйдет, поэтому следует руководствоваться принципом большинства.
Забывать о стране, вручающей награду, ни в коем случае нельзя! Даже если присутствующих на мероприятии ее представителей совсем немного. Непременно нужно каким-либо образом отразить в программе уважение к дружественному государству и его гражданам. В противном случае может иметь место неприятный дипломатический конфуз.
Развлекательная часть
Программа мероприятия может выглядеть следующим образом.
Прогр амма церемонии награждения
19:00-20:00 - Прибытие гостей. Приветственный коктейль (в это время гости могут пройти (с экскурсией или без нее) по парадным залам Дворца).
20:00-22:00 - Торжественная церемония награждения и фортепианный концерт.
22:00-24:00 - Фуршет (музыкальное сопровождение - джазовый квартет).
Из примера видно, что важно продумать и культурно-развлекательную часть программы.
Она не должна быть утомительной, ведь к этому моменту пройдет уже немало времени с начала мероприятия - позади у гостей официальная церемония и ожидание ее начала.
Также эта часть вечера должна быть «интернациональной» - важно удовлетворить вкусы всех собравшихся. Возможно, это будет концерт классической музыки или выступление оперных певцов.
Еще один немаловажный момент - грамотная организация банкетной части мероприятия.
Угощение
Вначале необходимо определиться с форматом торжественного обеда или ужина. Это может быть фуршет (проводится стоя) или банкет (с рассадкой за столами).
■ Банкет обычно проходит более торжественно и требует более серьезной подготовки.
План рассадки гостей можно грамотно составить лишь с учетом их ответов на приглашения (о них речь пойдет дальше). Ведь в случае официального приема гостям будет заблаговременно предложен план рассадки с указанием их места за столом.
План рассадки можно поместить в зале, где собираются приглашенные и подаются напитки (или перед входом в зал). Гости знакомятся с планом, находят свое место, уточняют имена соседей справа и слева.
При планировании рассадки придется учитывать такие «мелочи», как совместимость отдельных гостей, их коммуникабельность и другие личностные качества. Это необходимо обсудить и согласовать с виновником торжества. Важно не забывать: правильная рассадка - одно из слагаемых успешного проведения приема.
Кувертные карточки. На банкетных столах непременно должны располагаться кувертные карточки - небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с написанными от руки (обычно каллиграфическим почерком) либо напечатанными на принтере или в типографии именами и фамилиями всех участников приема.
Обслуживание банкета. При организации банкета важно не ошибиться с выбором кейтеринговой компании. Обычно именно менеджеры компании подсказывают лучший вариант оформления и расстановки столов, сервировки блюд, предлагают меню, помогают решить все вопросы обслуживания - даже в том, что касается форменной одежды официантов.
Необходимо лично встретиться с представителями компании и увидеть «вживую» предлагаемые варианты праздничной сервировки стола, выбрать скатерти, салфетки и др., продумать расстановку столов (достаточно ли места для прохода между столами, останется ли пространство для танцевальной части и т.д.), а также непременно продегустировать все предлагаемые банкетные блюда и оценить их сервировку. Например, если блюдо щедро приправлено чесноком и перцем, на банкете его подавать недопустимо. Или если блюдо оформлено таким образом, что его крайне неудобно есть, или оно не слишком эстетично выглядит на тарелке.
Важно сообщить поварам гастрономические предпочтения гостей - кто-то из них может соблюдать пост, диету, у кого-то пищевая аллергия или особый план питания.
Также нужно сказать официантам заранее, кто именно из гостей не должен получить блюдо с теми или иными ингредиентами.
Банкетное меню. Что касается выбора меню, то обычно в этом вопросе можно положиться на профессионалов кейтеринговой компании. Однако важно не забывать, что при наличии иностранных гостей меню должно быть интернациональным. Или же в противоположность интернациональному можно предложить меню русской кухни, подчеркнув тем самым национальный колорит. Такой вариант чаще выбирают для приемов, устраиваемых исключительно для иностранных гостей или делегаций из других стран.
Банкетное интернациональное меню для официального приема
Кроме прочего, гостям обязательно надо предложить персональные меню . Обычно их заранее печатают в типографии.
Чаще всего это небольшая брошюрка, на каждой странице которой отдельно перечислены блюда в порядке очередности их появления на столе: холодные закуски, салаты, горячие закуски, основные блюда, гарниры, десерт, напитки.
Для удобства иностранных гостей все названия блюд должны быть переведены на соответствующий язык (например, французский). Обычно русский вариант меню представлен на левой странице, а иностранный - на правой. Или можно напечатать нужное количество меню отдельно на одном и на другом языке.
■ Фуршет, как правило, чуть менее торжественный и обязывающий, но элегантный и при этом наиболее распространенный вариант приема.
Фуршет проводят стоя. Обычно расставляются высокие круглые столики, к любым из которых гости могут подойти, чтобы перекусить или выпить бокал шампанского, не отрываясь от светской беседы. На фуршете накрываются столы с различными закусками и напитками - так называемые буфеты, или станции - гости подходят к ним и выбирают себе угощение.
На фуршете в зале обязательно должны быть официанты - они следят, чтобы гостевые столики были убранными, а станции пополнялись блюдами. Официанты курсируют между столами, предлагают гостям охлажденное шампанское и другие напитки.
Музыкальное сопровождение
Важно заранее обсудить с музыкантами вопросы оплаты их услуг. Можно договориться с ними, что, если фуршет затянется, они продолжат работать за доплату. Другой вариант - в конце вечера заменить живую музыку аудиозаписями. В этом случае заранее позаботьтесь об аппаратуре и подберите репертуар. Нельзя допустить, чтобы после того, как выступление музыкантов закончится, в зале наступила тишина и гости почувствовали себя неловко.
Фуршетное меню для официального приема
ШАГ 4. СОСТАВЛЯЕМ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ СМЕТУ МЕРОПРИЯТИЯ
Следующим важным шагом является подсчет предстоящих расходов, связанных с проведением торжества. Если бюджет мероприятия утвержден, необходимо в него вписаться. Если бюджет нет, важно зафиксировать и просчитать все возможные траты.
Виновник торжества должен уже на этом этапе узнать, во сколько примерно обойдется организация мероприятия, чтобы потом не было сюрпризов при выставлении счетов на оплату.
Важно согласовать с руководителем предварительный бюджет мероприятия, по возможности в письменной форме. Для этого попросите руководителя отправить вам подтверждение по электронной почте, завизируйте распечатанную смету личной подписью руководителя или придумайте любой другой удобный способ.
Работа с большими суммами денег - дело ответственное. Необходимо иметь страховку на случай претензий: «А Ивану Ивановичу подобное мероприятие обошлось гораздо дешевле», или «Мы с семьей посоветовались и решили, что расходы явно завышены», или «А что, мы обсуждали именно эту сумму? Что-то слишком дорого…» и т.п.
Обратите внимание!
Важно иметь четкие и понятные договоренности: кто, на каких условиях и каким образом оплачивает счета!
Надо понимать, что при организации такого рода масштабных мероприятий возникает несчетное количество трат. Часть расходов - крупные счета, например за аренду помещения, другие - более мелкие, такие как за оформление зала, музыкальное сопровождение.
Но будет и огромный ворох незначительных трат: такси для гостей, курьерская доставка и т.п., а также обязательная часть любого мероприятия - наличные траты. Наличными можно оплачивать все что угодно - от услуг ведущего до чаевых официантам.
Наши советы
Заблаговременно узнайте, кто из подрядчиков выставляет счета, а кто предпочитает исключительно наличный расчет.
Выясните, кому и по какой схеме следует направлять счета на оплату. Узнайте, нужно ли их предварительно визировать лично у руководителя, на чье имя выставляются счета, есть ли лимиты сумм для выставления счетов и т.д.
Всегда имейте определенный запас наличных денег!
ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ И РАССЫЛАЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ
Этот пункт - один из ключевых, несмотря на его кажущуюся формальность.
Именно благодаря ответам на приглашения можно спрогнозировать количество гостей - разумеется, приблизительно.
Это, в свою очередь, имеет важное значение при составлении плана рассадки на банкете, заказе угощений и напитков, размещении гостей в зале во время проведения основной официальной части мероприятия, организации трансферов, бронировании номеров в отеле и т.д.
При организации мероприятий подобного рода на приглашениях желательно не экономить: дизайн, качество бумаги и печати должны быть на высоте.
Хорошим тоном считается подписать все приглашения. Разумеется, сделать это должен виновник торжества собственноручно.
Также уместно заказать в типографии именные приглашения, а не вписывать фамилии от руки в пустое поле.
По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то через «своих» людей - охранников, водителей или помощников руководителя. Обычно так доставляют приглашения особо статусным гостям.
Дело в том, что это могут быть персоны из правительства или структур, вход куда открыт далеко не для всех. Было бы странно направлять в подобные места обычного курьера! Кроме того, это отличная возможность лишний раз выразить свое уважение.
Для большей уверенности в том, что приглашения дойдут до своих адресатов, можно продублировать сообщения, направив их по электронной почте каждому гостю. Для того чтобы подготовка, рассылка приглашений и обработка ответов на них прошли максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.
Ответственным за нее желательно назначить человека, который свободно ориентируется в списке гостей (лучше сделать это самой).
Как подготовить именные приглашения
■ Составьте с руководителем список гостей. Перепроверьте его, чтобы убедиться, что никого не забыли.
■ Узнайте, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним - по имени и отчеству, к другим - только по имени, а к третьим - с обращением «уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur» и т.д.).
■ Составьте список имен для печати приглашений в типографии.
■ Убедитесь, что все перечисленные руководителем персоны, а также их контактные данные вам известны.
■ Составьте список адресов для рассылки электронных приглашений. Определитесь, кто из гостей получит приглашение на личную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную. Это необходимо для того, чтобы корректно сформулировать обращение в сопроводительном письме (если приглашение будет направлено во вложении).
■ Воспользуйтесь опцией «уведомить о получении и прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей звонками с вопросом, получили ли они приглашение.
■ Составьте список адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее продумайте, какие из них доставит курьерская служба, а какие - «свои» люди. В последнем случае заранее позаботьтесь о пропусках.
■ Определитесь, через какой промежуток времени уместно будет обзванивать потенциальных гостей, чтобы узнать их решение. Выберите того, кто именно это будет делать, так как список может быть огромным, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор - еще большей. Убедитесь, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: электронный ящик «работает», телефон включен, трубку снимают.
■ Оперативно вносите изменения в список приглашенных.
■ Обязательно интересуйтесь у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им помощь, например по организации трансфера или проживания в городе проведения торжества. Уточните, имеются ли у них особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например) и т.д.
■ Пропишите в приглашении программу мероприятия (основные пункты) с указанием времени начала каждой части и непременно дресс-код. А также дополнительную информацию, например о том, что если мероприятие проводится в историческом особняке, то каблуки-шпильки могут быть запрещены (см. врезку на с. 6).
ШАГ 6: ОРГАНИЗУЕМ РАБОТУ С ПРЕССОЙ
Если мероприятие решено освещать в прессе, то необходимо назначить ответственных за эту часть подготовки мероприятия. Обычно это собственная PR-служба, которая решает следующие задачи:
Составляет список редакторов и журналистов, присутствие которых на церемонии желательно;
Пишет пресс-релиз и организует пресс-конференцию;
Учитывает количество приглашенных журналистов при планировании размещения в зале присутствующих во время официальной церемонии, а также при заказе напитков и закусок;
Взаимодействует с прессой по всем вопросам и следит, чтобы на приеме журналисты не докучали гостям и виновнику торжества, но при этом беспрепятственно выполняли свою работу.
ШАГ 7: СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ПОДРЯДЧИКОВ
Когда вы определились со всеми исполнителями услуг и поставщиками товаров и продуктов, обговорите с ними условия сотрудничества. Убедитесь, что все подрядчики ответственные и проверенные.
Кто может входить в список подрядчиков:
Типография, в которой будут напечатаны приглашения, кувертные карточки, программа мероприятия и т.д. (не забудьте о дизайнере!).
Курьерская служба для доставки приглашений.
Кейтеринговая компания или конкретные повара и официанты.
Организация, отвечающая за музыкальное сопровождение (на приемах такого уровня музыка обычно живая).
Компания, отвечающая за развлекательную часть программы (включая ведущего), или частные лица, предоставляющие соответствующие услуги.
Переводчики (если в них есть необходимость).
Флористическая компания, отвечающая за украшение помещения.
Экскурсоводы. Если для проведения торжества выбрано историческое место, то, возможно, имеет смысл предложить гостям частные экскурсии. Как правило, это интересно иностранцам.
Хостес-сервис . Основная функцию хостес - радушно встречать гостей. Здесь нужно заранее подумать, будет ли это сторонняя компания или роль встречающих возьмут на себя свои сотрудники. Если уровень гостей действительно высок, то спрашивать на входе, есть ли у них приглашения, не слишком учтиво - нужно знать всех гостей в лицо.
Услуги хостес не обязательно может предоставлять специализированная компания - это может быть кто-то из подрядчиков, например кейтеринговая компания. Требования к представителям службы стандартные: презентабельный внешний вид, владение иностранными языками, знание этикета, стрессоустойчивость.
Фотограф/оператор. Помимо прессы обычно приглашают фотографа или оператора, который будет вести фото- или видеосъемку для личного архива приглашающей стороны.
Транспортная компания, предоставляющая услуги трансфера, и гостиница, с которой заключаются договоренности по размещению гостей.
Другие подрядчики - в зависимости от особенностей конкретного мероприятия.
ШАГ 8: СОГЛАСУЕМ ТРЕБОВАНИЯ ВСЕХ СТОРОН, ИМЕЮЩИХ ОТНОШЕНИЕ К МЕРОПРИЯТИЮ
Речь идет о том, чтобы желание заказчика совпадало с видением подрядчика и возможностями принимающей площадки.
Все стороны должны быть вовлечены в обсуждение моментов, в которых так или иначе принимают участие.
В идеале большую часть совещаний лучше проводить в том же помещении, где будет проходить мероприятие, с участием представителя этой площадки и подрядчика.
Гораздо проще сразу пройти в зал для проведения торжества и совместно обсудить:
Подходит ли помещение, может ли вместить всех гостей, можно ли организовать дополнительные места;
Где будет располагаться пресса;
Нужно ли дополнительное оформление;
Организационно-технические вопросы: оформление сцены, микрофоны, звук, свет, гримерка, кулисы, сценарий, тайминг и т.д.
На месте легче убедиться, что все поняли друг друга верно.
Наш совет
По завершении совещания отправьте всем участникам письмо или протокол с результатами обсуждения и получите от всех подтверждение.
ШАГ 9: ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПАМЯТНЫМИ СУВЕНИРАМИ
Это хороший тон и милая традиция. Памятными сувенирами на подобном мероприятии могут быть бутафорские копии вручаемой медали с благодарностью за участие от имени виновника торжества.
Или это могут быть высококачественные альбомы по теме, объединяющей оба государства.
Как вариант, можно предложить гостям книги по истории того места, где проводится торжество, если место знаковое.
Идей масса. Главное, чтобы это соответствовало теме мероприятия и выглядело ненавязчиво.
Не нужно совать в руки гостям пакеты с сувенирами - это не корпоратив. Достаточно разложить их, например, в специально отведенном месте у входа, чтобы желающие могли сами выбрать сувенир на память.
ШАГ 10: ПЛАНИРУЕМ РАССАДКУ ГОСТЕЙ ВО ВРЕМЯ ТОРЖЕСТВЕННОЙ ЧАСТИ МЕРОПРИЯТИЯ
Мы уже говорили о плане рассадки, но остановимся на нем еще. Ясно, что на подобном мероприятии планов рассадки может потребоваться, как минимум, два в течение вечера: на официальной церемонии вручения награды и на банкете.
Оба плана рассадки гостей в обязательном порядке необходимо согласовать с руководителем.
Среди гостей могут быть персоны, занимающие высокие государственные посты. Им должно быть уделено соответствующее внимание и при рассадке, и в течение всего вечера.
Необходимо учитывать, что некоторые из них захотят поздравить виновника торжества со сцены. Это значит, что для желающих выступить нужно зарезервировать первые ряды.
Обратите внимание!
Статус многих персон позволяет им не сообщать заранее о своем желании публично выступить - подобное желание может быть спонтанным.
Поэтому организатору мероприятия нужно всегда держать руку на пульсе событий и стараться их предвосхищать. Есть смысл поинтересоваться у руководителя его мнением по поводу того, может ли кто-то из гостей изъявить желание поздравить его со сцены, - и в соответствии с этим запланировать места в зале для таких персон. Руководитель знает своих гостей лучше - ему виднее, склонен ли гость к произношению речей и насколько тесны их отношения.
Можно попробовать самостоятельно проанализировать список приглашенных на предмет того же исследования. Или самый очевидный вариант - позвонить помощникам предполагаемых поздравителей и уточнить, нет ли в планах их руководителя подобного желания. В случае положительного ответа постарайтесь узнать приблизительную продолжительность выступления. Это важно учитывать, чтобы план вечера не вышел из-под контроля.
ШАГ 11: ОБЕСПЕЧИВАЕМ БЕЗОПАСНОСТЬ ГОСТЕЙ
Этот пункт специфичен. Уровень мероприятия и его участников требует того, чтобы охрана, подъезды к площадке и доступ на торжество были организованы по высшему разряду.
Обычно этим вопросом всецело занимается служба безопасности. Однако организатору мероприятия важно знать все детали, чтобы координировать действия гостей и отвечать на вопросы помощников и других приближенных лиц участников торжества.
Здесь важно понимать, что у каждой из ВИП-персон, участвующих в мероприятии, будет своя служба охраны. Все эти люди захотят заранее лично пообщаться с организатором торжества и узнать все технические и организационные детали: как обеспечена охрана площадки, как и кто будет контролировать подъезд ко входу и проход в здание, где оставить машину, где будут находиться личная охрана и помощники в ожидании своего руководителя, где и с кем будет сидеть их руководитель на вечере, контакты всех ответственных за организацию мероприятия и т.д.
ШАГ 12: ОРГАНИЗУЕМ ТРАНСФЕР И ПРОЖИВАНИЕ ДЛЯ ГОСТЕЙ
Организаторы мероприятия, как правило, берут на себя решение вопросов, связанных с доставкой гостей на место проведения торжества и размещением их в гостинице.
Это возможно в ситуации, если для виновника торжества и большинства приглашенных родной город, к примеру, Москва, а церемонию вручения награды по тем или иным причинам решено проводить в Санкт-Петербурге (или наоборот). А также это актуально в случае прибытия большого количества иностранных гостей.
В такой ситуации желательно заранее назначить сотрудника, отвечающего исключительно за вопросы трансферов и размещения.
Нужно проследить, чтобы все гости, которым потребуются услуги по организации проезда и проживания, получили контакты сотрудника принимающей стороны, отвечающего за эти вопросы. И да, он должен быть на связи 24 часа в сутки.
Сотрудник должен обладать достаточным для решения большинства задач уровнем компетентности и умением действовать самостоятельно. Кроме того, у него должны быть необходимые полномочия и ресурсы для оказания оперативной помощи гостям (например, договориться о замене номера в гостинице или продлении проживания). Все эти вопросы скорее технические, но от них зависит качество пребывания гостя у приглашающей стороны!
Как организовать трансфер и проживание гостей
■ Заранее выясните, кто оплачивает машины и гостиницу - сами гости или приглашающая сторона.
■ Уточните, каким образом будет осуществляться оплата: поразово или единым счетом по завершении мероприятия.
■ Заранее узнайте примерное количество гостей, нуждающихся в соответствующих услугах, и с учетом этого забронируйте номера в гостинице и машины в трансферной компании.
■ Продумайте, какого уровня номера для гостей нужно забронировать и какого класса автомобили заказать для трансферов. Возможно, потребуется составить поуровневый список.
■ Выясните, по какой схеме будут оплачены дополнительные услуги для гостей - продление проживания в гостинице и/или пользования трансфером, повышение уровня гостиничного номера, заказ дополнительных услуг в гостинице (печать документов, заказ обслуживания в номер, оплата напитков и закусок из бара и т.д.).
■ Проследите, чтобы за иностранными гостями были закреплены водители со знанием соответствующего языка.
■ Для обеспечения быстрой связи передайте телефонные номера водителей тем гостям, которых будут встречать в аэропортах и на вокзалах.
ШАГ 13: УЧИТЫВАЕМ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПРОСЫ ГОСТЕЙ
При большом количестве приглашенных гостей, особенно если многие из них иностранцы или из других городов, наверняка возникнет масса дополнительных запросов и пожеланий: помочь в оформлении въездных виз, приобрести ж/д или авиабилеты, записать гостя на процедуры в салон красоты, подобрать места для шопинга, организовать индивидуальные экскурсии и т.д.
Гостям, конечно, ни в чем нельзя отказывать, но к моменту поступления запросов нужно четко знать, кто и как будет это оплачивать и кто конкретно будет решать эти вопросы со стороны организатора.
В следующих номерах журнала мы поговорим о том, как организовать день рождения руководителя в разных форматах - масштабное непубличное мероприятие (без освещения в прессе) и закрытое домашнее (для своих).
Спринг-ролл - весенние роллы, или китайские блинчики - рулетики, которые по форме напоминают голубцы, но состоят из других ингредиентов. Как правило, это рисовая бумага, морепродукты, лапша и различная зелень.
Сорбе (фр. sorbet ) - замороженный десерт, приготовленный из сахарного сиропа и фруктового сока или пюре.