Как проводят корпоративы. Как организовать корпоративный праздник своими силами? Мнения участников Сообщества
Даже в самых небольших организациях, где количество сотрудников не превышает 7-10 человек, стараются проводить корпоративы или тимбилдинги, ведь это прекрасный шанс пообщаться в неформальной обстановке, узнать друг друга поближе и, что немаловажно, сплотить коллектив, сдружиться и неплохо повеселиться.
Добрые и позитивные эмоции от подобных вечеринок остаются в памяти надолго, а молва о казусных и смешных происшествиях, которые запросто могут произойти на подобных мероприятиях, долгие годы передаются от «сторожил» к молодым сотрудникам.
Но, что и говорить, организовать интересный и действительно хороший корпоратив – совсем непросто, ведь обязательно найдутся те, кто переберут с алкоголем, а неинтересные конкурсы или неуместные паузы обязательно испортят общее впечатление от праздника.
Особенно сложно проводить подобные вечера в крупных компаниях, где количество сотрудников исчисляются десятками, обычно в таких случаях пользуются помощью профессиональных ведущих, которые и тосты приятные вовремя подскажут, и интересные предложат, и вовремя поднимут всех танцевать, да и вообще смогут обеспечить развлекательную программу.
Сценарий на каждый новый корпоратив обязательно нужно придумывать новый, в особенности, если он проводится на праздник, ведь слушать одни и те же речи и пытаться развлечься под одни и те же конкурсы, как-то невесело.
Если вы вызвались быть организатором грядущего события, то должны понимать, что это трудоемкая и ответственная работа, которая обычно никогда не доплачивается, да и угодить всем никогда не получится, поэтому нужно быть готовым к неоднозначным отзывам о проделанной работе.
Если вы никогда не занимались ничем подобным и обязанность организатора для вас совершенно нова, то у вас, наверняка, возникнет вопрос, как провести корпоратив на работе таким образом, чтобы праздник получился максимально веселым, интересным и, естественно, с минимальными проблемами.
Организационные моменты
Для того чтобы ваш праздник могли посетить максимальное количество сотрудников, то, правильным будет, заглянуть предварительно к директору и вежливо уточнить у него, когда он может выделить время на проведение корпоратива, ведь без начальства подобные события проводить негоже.
Если все сотрудники работают по одному графику, то вопросов по времени проведения у вас не должно возникать, а вот, если у вас на предприятии посменная система, то здесь, возможно, опять-таки следует уточнить у начальства о самом удобном времени. Возможно, в какой-то день сократят рабочий день или для одной из смен сделают выходной, чтобы все желающие могли посетить событие.
Конечно, в основные обязанности организатора входит сбор денег, заказ меню и, естественно, выбор места проведения банкета. Это будет, в первую очередь, зависеть от времени года, а также от тематики торжества, например, новогодний или любой зимний корпоратив, чаще всего, проводят, в кафе или на любых других закрытых площадках, например, в боулинге или на катке.
А вот летние и осенние праздники можно провести на природе или на базе отдыха за городом, где можно развести костер, пожарить мяско и даже попеть песни под гитару, ну, тут уже по желанию и, в зависимости, от самого коллектива.
Все корпоративы, связанные с такими праздниками, как , 8 марта или, например, 23 февраля, обычно проводят накануне или уже после самих праздников, иногда даже через несколько дней. Обязательно продумайте пригласительные, они должны отражать характер праздника, возможно, описывать тематику и, естественно, содержать дату и место проведения.
Как мы уже и говорили, если в вашей компании работает большое количество сотрудников, то на праздник обязательно пригласите профессионального ведущего, который поможет вам продумать развлечения и провести этот вечер по-настоящему весело. Конечно, дополнительно стоит подумать о приглашенных музыкантах, возможно, живой музыке или танцевальных коллективах.
Программа корпоратива
Чтобы ваша корпоративная вечеринка не превратилась в банальную попойку с обилием алкоголя, закусок и банальных конкурсов, программу праздника нужно продумать заранее, ведь существует большое количество интересных и необычных идей. Давайте попробуем составить небольшой обзор возможных вариантов.
Настольные игры
В последнее время данное направление активно развивается и набирает бурные обороты, и, как показывает практика, успешно приживаются в самых разнообразных коллективах.
Существуют простенькие игры, в которых просто нужно проявлять активность, например, «Уно» или «Дженга», а есть варианты с более сложными и запутанными правилами, которые, тем не менее, довольно быстро осваиваются на практики и сильно вовлекают в игровой процесс.
К таким играм относится, особенно популярная в последние годы, «Мафия» и «Имаджинариум». С правилами любой из игр можно ознакомиться в интернете, а дополнительный арсенал можно приобрести в специализированных магазинах.
Painty
Для того, чтобы сделать ваш корпоратив незабываемым и коллеги смогли унести домой память об этом вечере, предлагаем новый формат корпоративных мероприятий — арт-вечеринки Painty . Где в яркой творческой обстановке участники смогут написать картину, повеселиться, пообщаться, и зарядиться позитивом. А уметь рисовать при этом совершенно не обязательно.
Вечеринки Painty - это больше, чем просто посиделки в баре, фуршет в офисе, или урок рисования. Это отличная возможность выплеснуть свои эмоции с помощью ярких красок под хорошую музыку в ресторанах города с любимыми напитками и закусками в кругу друзей.
На вечеринке не нужны таланты и даже навыки рисования. Двухчасовую арт вечеринку ведет художник-ведущий, который не только показывает как нарисовать картину, но и помогает участникам расслабиться и весело провести время. Организаторы предоставляют все для вечеринки: холсты, кисти, краски, яркие фартуки. Написанную картину каждый участник забирает себе домой.
Главное отличие таких арт-вечеринок от художественных мастер-классов - непринужденная атмосфера и главная цель. Участники мероприятий Painty хотят отдохнуть и написать картину, а не научиться рисовать пейзаж или натюрморт.
Мастер-классы
Нестандартное решение, но, тем не менее, неплохо выполняющее основную функцию корпоративов, а именно, сплочение коллектива, это совместное посещение мастер-классов.
Мест, для проведения подобных мероприятий, множество: например, можно отправиться на мастер-классы по проведению чайных церемоний, а можно научиться изготавливать мыло ручной работы, научиться гончарному делу или отправиться на дегустацию вин.
В любом случае, на подобных мероприятиях, вы узнаете много нового, пообщаетесь в неформальной обстановке и, возможно, откроете себя и коллег с новой стороны.
Тимбилдинги на природе
Отличный способ улучшить коммуникативные навыки и развить дружеские отношения в разрозненном коллективе, это отправиться на природу, где будут проводиться необычные тренинги, скорректированные, в зависимости от деятельности компании.
Это могут быть квесты в реальном времени, катание на квадрациклах, посещение лазертагов или игра в пейнтбол, перетягивание каната или необычный «мозговой штурм».
Вечеринка в кафе
Если вы все-таки проводите классическую корпоративную вечеринку в кафе с традиционным меню и выпивкой, то обязательно позаботьтесь о конкурсах и общей программе, ведь никто не должен заскучать. Конкурсы должны быть обязательно разнообразными: танцевальные должны сменяться интеллектуальными, люди должны получить возможность раскрыться с разных сторон: показать свою прыть и активность, сообразительность и интеллект.
Обязательно позаботьтесь о небольших подарках и сюрпризах для наиболее активных, а также дайте возможность всем желающим высказать свои пожелания и поздравления, если корпоратив приурочен к празднику.
Позаботьтесь о хорошей музыке, желательно, чтобы был приглашен фотограф, который сможет заснять самые интересные и яркие моменты вашего праздника.
Проследите, чтобы развлекательная программа была яркой и насыщенной, в ней не должно быть неловких пауз, а конкурсы лучше подбирать такие, чтобы на утро не было стыдно смотреть секретарше Катеньке в глаза.
К новогоднему корпоративу обязательно пригласите артистов на роль Снегурочки и Деда Мороза, обязательно позаботьтесь о тематическом украшении зала, а также о приятных презентах, которые останутся на память о хорошем событии.
Этот год принес под елку многим компаниям страны волшебные ножницы, которые жестко и без всяких церемоний изрезали бюджеты на Новогодние корпоративы.
Кто-то может воспринимать сокращение бюджета, как безвыходную ситуацию, а кто-то как почву для креативного подхода. Команда SmartyParty твердо уверена в том, что причиной для полной отмены корпоратива в компании является не кризис и отсутствие денег, а банальная человеческая лень и проблемы в корпоративной культуре.
Ведь, как говорится "голь на выдумки хитра", и существует огромное количество способов закатить невероятно веселый банкет с ограниченным бюджетом. Так что, если босс сказал: "Корпоратива не будет", покажите ему наш список "ВМЕСТО", а если и после этого он не изменит свое мнение, значит, босс банально не хочет с вами провожать 2014ый.
Итак, вместо того, чтобы сидеть, сложа руки, и ругаться на экономическую обстановку в стране, взбодри извилины, приложи усилия и закати веселый корпоратив в своей компании, опираясь на наш список "ВМЕСТО":
1. Офис ВМЕСТО ресторана. Кто сказал, что корпоратив в офисе не может быть веселым? Главное, хорошенько украсить помещение, выйдет отличнейшая площадка для вечеринки.
2. Январь ВМЕСТО декабря. Хочешь, не хочешь, а в декабре ценник задирают все, а вот как раз в январе можно неплохо сэкономить. Возможно, печень ваших коллег будет немного уставшая по выходу из Новогодних каникул, так ведь никто и не говорит, что их нужно обязательно спаивать и откармливать.
3. Фуршет ВМЕСТО банкета. Как правило, цель корпоратива - сплочение людей и их неформальное общение, так вот и не нужно запирать их животы между столом и стулом, тем более что фуршет дешевле банкета в два раза.
4. Скидка ВМЕСТО полного чека. Многие менеджеры просто забывают спросить о возможности предоставления скидки у своих подрядчиков, а ведь в этом году клиентов терять никто не хочет, так что скидку вам скорей всего дадут.
5. Идея ВМЕСТО денег. Известный факт: Чем хуже идея, тем дороже ее исполнение. Лучше потратить много времени на креатив, чем много денег на программу.
6. Бартер ВМЕСТО покупки. Наверняка, ваша компания имеет какой-то продукт или услугу, за счет которой и процветает. Подумайте, может быть, вы можете быть чем-то полезны вашим подрядчикам, и предложите бартер. К примеру, если вы оптимизируете налоги, просто предложите это сделать для ресторана, в котором собираетесь гулять. Всем будет дешевле и лучше.
7. Офисный харизматик ВМЕСТО нанятого ведущего. Возможно, у вас в компании есть талант, способный провести праздник, так дайте же ему проявить себя.
8. Свои силы ВМЕСТО нанятых. Чем больше мы вкладываем души в какое-то дело, тем больше любим мы его. Поэтому в качестве развлекательной программы вы можете устроить корпоративный КВН, Минуту Славы и много всего такого, что задействует людей. Главное, в данном случае, не пускать все на самотек, забывая про редактуру. В общем, вместо плеяды звезд на вашем банкете отлично могут смотреться ваши коллеги под управлением одного нанятого режиссера.
9. Фрилансеры ВМЕСТО агентств. Агентства берут комиссию за организацию праздника. И если в больших компаниях без них практически невозможно справиться, то малые коллективы вполне способны взять эту нагрузку на себя, тем более что на рынке сегодня множество фрилансеров, готовых буквально за копейки разработать все и вся: концепцию, сценарий, видео, дизайн и все чего душа пожелает. В конце концов, вы можете найти event-менеджера - фрилансера, который всю работу возьмет на себя за скромный гонорар.
10. SmartyParty (www.smartyparty.ru) ВМЕСТО мучений. Ну и напоследок, можно воспользоваться коробочным решением, которые приобретают все большую популярность на рынке. Идея в том, что в одной коробке находится абсолютно все, что требуется для организации веселого корпоратива своими силами. В данном варианте ты сможешь сэкономить горы денег, а также спасти огромное количество времени и нервных клеток.
Чаще всего всех директоров интересует, как сделать из корпоратива «вкусную конфетку» своими руками, еще и под определенные задачи компании. Все в ваших силах – мы расскажем, как это сделать.
Момент первый: тип корпоратива
Какая разновидность корпоратива оптимальней всего способствует формированию сплоченного коллектива (спортивные, творческие, квесты, прочее)? На самом деле получить результат (сплоченный коллектив) можно из комплекса мероприятий, в которые входят и разные форматы корпоративов (официальный ресторан, спорт, детские мероприятия и т.д.). Важно представить весь год и определить, какие мероприятия будем отмечать и как.
Сделать все это можно, например, в таком формате
|
ответственный |
||||
|
Голубиная почта валентинок (коробка, в которую все кидают друг другу пожелания, в конце дня «голубь» разносит) |
Администратор |
|||
|
Мужской день |
Сюрприз своими руками |
Своими руками |
||
|
Женский день |
Сюрприз своими руками |
Своими руками |
||
|
Субботник!!! |
Отличный повод почистить «залежи» и съесть пиццу / шашлык |
Директор |
||
|
День победы |
Все (кто не работает) семьями выходит на митинг / шествие. С шарами и транспарантами |
На транспарант |
Директор |
|
|
День ребенка |
Фотоколлаж «угадай кто есть кто?»: разместить детские фотографии сотрудников без имен. |
Администратор |
||
|
День рождения директора (например) |
Невозможное возможно. Что-то из разряда сюрпризов |
Сами участники |
Администратор |
|
|
День рождения салона (например) |
Выезд на природу = спортивное мероприятие |
2 000 - 2 500 руб. на человека |
Директор |
|
|
Сентябрь |
Школьные подарки родителям |
500 руб. на 1 ребенка |
Администратор |
|
|
День пожилого человека |
Благодарственные письма родителям сотрудников |
На грамоты 100 руб. / человек |
Директор |
|
|
День новичка (сотрудников, клиентов, партнеров) |
Может быть квест, интеллектуальный квест. Или ССП (сессия стратегического планирования) - мозговой штурм всех сотрудников (почти всех), как будет развиваться салон в следующем году |
1 000 руб./на человека |
Директор |
|
|
Новогодний корпоратив |
Официальное мероприятие в ресторане |
3 000 - 4 000 руб. на человека |
Директор + весь коллектив |
Таким образом получаем план мероприятий и бюджет в «одном флаконе».
КСТАТИ!
Если вам необходимо производить автоматический расчет зарплаты своих сотрудников салона красоты и видеть баланс взаиморасчетов, то в
красоты «Арника» это реализовано максимально просто и удобно.
Момент второй: особенности организации корпоратива
Что нужно учитывать, чтобы организовать корпоратив своими руками, и когда данный вариант организации мероприятия - самый оптимальный способ для повышения корпоративной культуры? Я считаю, что любой корпоратив веселее организовать своими руками - кроме совсем официальных (юбилей салона, официальный банкет на Новый год). Самое важное - сплотить креативную группу, тех, кто любит придумывать и веселиться от души.
Что учитывать при самостоятельно организованном корпоративе
1) план подготовки мероприятия (задачи / сроки / ответственные)
2) должен быть один главный /ответственный за весь корпоратив целиком
3) информационные письма (в столовой или на доске информации) для сотрудников, что они должны подготовить.
Момент третий: какие праздники отмечаем
Как я уже отразила в таблице выше, для праздника нужен совсем незначительный повод.
Многие из этих праздников малобюджетны или просто супер экономичны. Ведь праздник - это повод собраться и сказать друг другу приятные слова, и совсем не обязательно есть и пить.
Можно создавать в рамках организации традиции и стараться их соблюдать. Например,
1) открытие зимнего сезона (выход на лыжах или коньках с семьями),
2) открытие осеннего сезона - совместный обед с коллегами из всего того, что выросло на «грядке»)
3) Хеллоуин (все приходят в костюмах на работу)
4) открытие летнего сезона (рыбалка с семьями или поход в горы, даже просто семейный выезд на Оленьи ручьи).
И каждый сезон у вас «открытие».
ИНТЕРЕСНО!
Было бы здорово, когда вы придумаете и заведете традицию - проводить один большой масштабный праздник в течение года. Это может быть сам Новый год. Это может быть только выездной день рождения салона. Это может быть турслет/ маевка/стритрейсинг или любое другое подходящее вам и вашему салону мероприятие.
Главное, если вы хотите организовать корпоратив, - показать, что вы заинтересованы в этих людях , вам с ними здорово, и вы готовы проводить со своими сотрудниками время как на работе, так и вне ее.
Кейсы (примеры) корпоративных мероприятий
- Чествование «лучших сотрудников». Объявите на год конкурс с несколькими критериями.
- В декабре подведите итоги, а в январе можно отправить счастливчиков (3-4 человека) отдыхать в теплые страны на 4-5 дней. До сегодняшней ситуации в экономике такой отдых выходил 20 000-25 000 руб. на человека. Но эффект был важнее этих затрат! Все хотели стать лучшим, многие гордились своей компанией, кандидаты завидовали.
- Посвящение новичков. Периодичность данного мероприятия зависит от текучести в вашей компании. Можно проводить раз в год или два раза в год. Формат - самый спортивный: это могут быть квест, съемка фильма про компанию.
- День рождения компании (салона) - очень веселое мероприятие. В сценарий можно включить пантомимы о компании, спектакль на злободневные темы. Конечно же актерами выступают сами сотрудники. Можно день рождения разнообразить и расширить состав участников - пригласить постоянных клиентов.
Топ-3 самых неинтересных мероприятий
Есть мероприятия, которые либо «набили оскомину», либо оказываются абсолютно неинтересными в рамках компании.
1) Поздравление мужчин на 23 февраля в формате веселых стартов. Когда мужчины на самодельных деревянных лошадках должны скакать и изображать радость. Это банально. Такие веселые старты закончились в школе. Пусть там и останутся.
2) Поздравление женщин на 8 Марта в формате «красной дорожки» при вручении Оскара. Это когда мужчины раскатывают на полу красную ткань и женщины проходят сквозь строй мужчин. Скука наступает в тот момент, когда мужчины не могут организовать ошеломляющие овации. Или повторяются. И когда десятая девушка проходит под вымученный свист, то становится очень грустно.
3) День рождения салона под очередной «завоз» приготовленных пирогов или роллов без поздравительной программы. В надежде на то, что все что-нибудь скажут, вот и посидим. Ничего не получится, поскольку «раскачать» неподготовленную публику очень сложно.
Крупные компании обычно устраивают корпоративы с помощью ивент-менеджеров. В фирмах поменьше организация праздника ложится на плечи самих сотрудников, отдела по работе с персоналом или руководителя. И в этих случаях необходимо спланировать мероприятие до мелочей, чтобы вечер удался на славу.
Начинайте подготовку заблаговременно, хотя бы за несколько недель до намеченной даты. Если день проведения корпоратива не совпадает с общенародными гуляньями, за месяц вы точно все организуете. Но когда речь идет о масштабном празднике, как Новый год или 8 Марта, бронировать развлекательные услуги нужно раньше. Определите бюджет мероприятия. Зачастую он ограничен, поэтому экономии не избежать. Если среди коллег имеются люди творческие и веселые, можно поручить им проведение неофициальной части вечера, что сбережет часть средств. Придумайте тематику вечеринки. Это может быть дискотека 90-х, пиратская или пляжная вечеринка, маскарад… Вариантов множество, ориентируйтесь на вкусы и возраст сотрудников. Как показывает практика, тематический вечер гораздо интереснее обычного, он вовлекает в действо даже самых пассивных гостей и оставляет яркие впечатления. Зарезервируйте подходящий зал. Места должно быть достаточно не только для столиков, но также для зажигательных танцев и конкурсов. Украшать помещение необязательно. Планируя корпоратив на природе, составьте запасной план на случай дождя. Иначе праздник обречен на провал, что вряд ли укрепит боевой дух вашей команды. Закажите разнообразное меню. Так вы угодите и гурманам, и вегетарианцам, и соблюдающим диету. Алкоголь также покупайте нескольких видов, но в умеренном количестве. Если следующий день – рабочий, сотрудники придут свежими и готовыми к активной умственной деятельности. Пригласите профессиональных аниматоров. Опытные ведущие или артисты сделают вечер по-настоящему веселым. А развлекательные конкурсы отлично сплотят коллектив. Приготовьте подарки для работников. Сувениры должны соответствовать поводу и тематике вечеринки. Лучших кадров выделите ценными подарками, тем самым задавая мотивацию к повышению качества работы.
Чем более ответственны и креативны будут люди, отвечающие за подготовку корпоратива, тем удачнее он пройдет. Если же таких организаторов не отыскалось, лучше обратиться за помощью в специализированную компанию, которая оформит праздник «под ключ».
К наиболее распространенным корпоративным мероприятиям развлекательного характера относят:
- календарные праздники (новый год, День защитника отечества, Международный женский день, День защиты детей и пр.);
- профессиональные праздники (День кадровика, юриста, нефтяника и т.д.);
- День рождения организации.
Данные корпоративы могут нести в себе не только развлекательную миссию, но так же включать торжественную часть с награждением выдающихся сотрудников организации грамотами и именными подарками. Также можно включить в корпоратив информативную цель – объявить сотрудникам информацию о нововведениях в организации.
Организуют такие мероприятия по определенному алгоритму действий, или силами организации, или с привлечением сторонних организаций. В том случае если мероприятие проводят в загородных условиях, учитывают особенности организации загородного отдыха.
Корпоративные мероприятия проводят с целью:
Поддержать корпоративный дух и традиции организации, пропагандировать корпоративную культуры;
Создать необходимый психологический климат в коллективе и построить эффективные внутрикорпоративные коммуникации;
Мотивировать персонал к выполнению своей работы наилучшим образом и формированию профессиональных и психологических навыков;
Укрепить кадровый состав (выявить талантливых сотрудников, предотвратить утечку кадров и нейтрализовать конфликтные ситуации в коллективе);
Развить у сотрудников чувство корпоративной гордости за организацию.
| Выбор организатора мероприятия |
Корпоративные мероприятия можно провести силами сторонних организаций, специализирующихся на проведении корпоративных мероприятий, или собственными силами организации.
Наиболее часто для проведения масштабных развлекательных, командообразующих, неформальных, обучающих корпоративных мероприятий приглашают сторонние специализированные агентства. Остальные мероприятия в основном организуют и проводят собственными силами организации.
Объем работы при проведении мероприятия;
Сложность задачи;
Возможности организации (бюджет, опыт и знания сотрудников);
Сроки подготовки и проведения мероприятия;
Наличие свободного времени у сотрудников, назначенных ответственными за организацию мероприятия и т.д.
Решение о выборе организатора мероприятия примайте на основании анализа указанных факторов, финансовых возможностей организации и доводов главного инициатора мероприятия (часто руководителя службы персонала).
В случае если руководителем организации было принято решение провести корпоратив силами организации рекомендуется:
Сформулировать цель и определить задачи мероприятия;
Сформировать для организации и проведения мероприятия рабочую группу из инициативных сотрудников организации;
Распределить обязанности между членами рабочей группы согласно их специализациям, желаниям и возможностям;
Составить календарный план работ по проведению мероприятия с распределением функций и сроками выполнения;
Составить список возможных форс-мажорных ситуаций и сложностей , продумать способы их решения. Проверить отсутствие основных ошибок при организации и проведении мероприятия;
В случае участия в мероприятии руководства организации учесть их пожелания к собственной роли на мероприятии, определить время, которое необходимо руководству для официальной речи, уточнить содержание речи и пожелания к месту, меню и другим условиям комфорта;
Определить способ оповещения сотрудников о предстоящем мероприятии и организовать (в случае необходимости) доставку сотрудников к месту проведения мероприятия;
При проведении мероприятия на свежем воздухе учесть специфику его проведения;
При непосредственном проведении мероприятия (особенно если присутствует алкоголь) назначить дежурных, которые будут отвечать за безопасность сотрудников и ненавязчиво контролировать процесс.
В организации было принято решение провести корпоративное праздничное мероприятие силами организации. Обязанности между сотрудниками организации были распределены следующим образом:
Руководитель службы персонала разрабатывает концепцию и цели мероприятия, согласовывает их с руководством организации;
Специалисты службы персонала решают основные организационные вопросы и выполняют роли ведущих (аниматоров);
Сотрудники отдела маркетинга разрабатывают программу и сценарий мероприятия, согласовывают их с руководителем службы персонала и руководителем организации;
Сотрудники отдела логистики оформляют документы на аренду помещения для корпоратива, совместно с сотрудниками службы персонала прорабатывают меню;
Сотрудники административно-хозяйственного отдела занимаются техническим оснащением и закупкой реквизита для культурной программы;
Сотрудники бухгалтерии рассчитываю бюджет мероприятия и подготавливают финансовую отчетность.
В случае проведения корпоратива на свежем воздухе, кроме общих организационных моментов, дополнительно необходимо:
- определить место проведения мероприятия (иногда требуется получить разрешение у администрации населенного пункта, где будет проводиться массовое мероприятие);
- определить, какой должен быть внешний вид площадки для корпоратива (вид должен соответствовать уровню и тематике мероприятия);
- обеспечить сотрудников удобством – соответствующая мебель (столы, стулья, тенты и т,д.), наличие туалетов, место для хранения вещей и т.д.
- разбить территорию мероприятия на зоны: зона спокойного отдыха, зона активного спортивного отдыха, зона приема пищи и т.д.
- организовать питание сотрудникам, определить процесс приготовления или разогрева еды, ее сервировки, обслуживания и т.д.
- организовать комфортную доставку сотрудников до места мероприятия и обратно;
- организовать присутствие на мероприятии представителя медицины (спортивные мероприятия, загородный отдых, алкоголь – несут повышенную опасность для здоровья);
- организовать последующую уборку территории и вывоз мебели, оборудования и т.д.
В том случае, если было принято решение о проведении мероприятия силами сторонней организации, рекомендуется:
Определить цель мероприятия, размер бюджета на его проведение, пожелания и требования к качеству и срокам проведения;
Выбрать организацию, специализирующуюся на проведении корпоративных мероприятий (желательно с опытом проведения аналогичных мероприятий, с хорошими рекомендациями и за доступную цену);
Познакомиться с представителями агентства, которые непосредственно будут организовывать, и проводить мероприятие (обсудите с ними свое видение корпоратива и размер расходов по определенным статьям, четко поставить цель и обозначить задачи мероприятия);
Совместно с представителями агентства учесть особенности разработки программы мероприятия, возможные сложности и ошибки организации мероприятия;
Определить периодичность встреч для обсуждения хода подготовки;
Заключить с агентством договор на оказание услуг;
Согласовать с руководителем организации предложенную программу мероприятия;
Курировать организаторов на всех стадиях подготовки и проведения мероприятия.
| Особенности разработки программы |
- соответствие мероприятия ожиданиям всего коллектива. Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому предварительно проведите анкетирование или устный опрос сотрудников. Для разработки и реализации программы мероприятия, которая будет соответствовать коллективу, можете пригласить сотрудников, которые придумают сценарий, оформят сцену, зал и т.д.);
- желание сотрудников участвовать в мероприятии. Проведите опрос среди сотрудников (по анкетам, на сайте, через руководителей и т.д.), выясните насколько интересно предстоящее мероприятие сотрудникам. Уточните при нежелании участвовать в мероприятии причину отказа. Сделайте анализ причин отказа, возможно, сама причина является поводом применить конкретные мотивационные инструменты, например, возможно в коллективе есть скрытые конфликты с коллегами или неприязнь к руководству. Этот вопрос необходимо решить до проведения корпоративного мероприятия;
Возможность покинуть мероприятие в любое удобное время. Заранее приготовьте регламент встречи и озвучьте его сотрудникам. Если мероприятие проходит на теплоходе или в ином месте, покинуть которое сотрудникам самостоятельно будет не возможно (до определенного времени – окончания мероприятия), обязательно сообщите это сотрудникам.
К наиболее часто встречающимся сложностям при проведении корпоратива относят:
- не соответствие программы мероприятия пристрастиям сотрудников (не учтен возраст, пожелания и т.д.), как результат – недовольство сотрудников. Учтите, что всегда есть недовольные сотрудники, важно оценить количество недовольных и причину этого, сделать выводы на будущее;
- плохое техническое оснащение (световое и звуковое сопровождение, организация костра, приготовление пищи и т.д.). Такого плана сложности решают в зависимости от ситуации;
- травмы при проведении спортивных, выездных мероприятий. При большом количестве участников мероприятия заранее пригласите представителя медицины, можете застраховать здоровье и жизнь участников спортивных соревнований, не допускайте чрезмерное употребление алкоголя участниками мероприятия и т.д.;
- плохие погодные условия. При проведении мероприятия на улице заранее узнайте прогноз погоды и для подстраховки приготовьте закрытые палатки, тенты, зонты или вариант проведения мероприятия на закрытой территории (веранде, зале загородного клуба) и т.д.
Кроме вышеприведенных сложностей в каждой организации могут возникнуть любые ситуации, вопросы, требующие срочного решения, поиска альтернативных вариантов, дополнительных финансовых вложений и т.д. В связи с этим необходимо предварительно оценить степень риска, проработать варианты сложностей, заложить в бюджет мероприятия определенную сумму для решения форс-мажорных ситуаций, а так же быть психологически готовыми к тому, что возможно надо будет поменять план мероприятия.
| Возможные ошибки |
При подготовке и проведении корпоратива стремитесь исключить следующие ошибки:
Неправильная постановка целей и задач мероприятия;
Позднее начало подготовки;
Неправильно определено ответственное лицо;
Требование от всех сотрудников активного участия в мероприятии;
Неправильно подобрано место и стиль проведения мероприятия;
Неправильное поведение руководителя организации и т.д.