Как писать корпоративные письма. Деловое письмо образец

Неотъемлемым атрибутом любого бизнеса является деловая переписка. Сотрудники каждого предприятия общаются с коллегами и клиентами, с поставщиками и потребителями. В общем, в ежедневный распорядок любого офиса непременно входит участие в переписке.

Что ежедневно большинство наемных сотрудников на предприятиях и в организациях отправляют и получают многочисленные сообщения, далеко не все придерживаются установленных норм и правил при их создании. Оказывается, грамотно и правильно написать деловое письмо не так уж и просто. Существует целый ряд требований и шаблонов, применяемых в мире и относящихся к документообороту. В них входят правила написания делового письма, а также основные моменты, касающиеся оформления.

Составляя послание в стороннюю организацию или просто коллеге в соседний отдел, следует придерживаться строгого стиля (за исключением дружеской переписки, для которой не существует подобных ограничений). Не стоит использовать слишком эмоциональные слова даже для того, чтобы описать всю важность сделки или восторг от протестированной продукции. Деловое письмо должно быть понятным, кратким и достаточно сдержанным.

Начинать послание следует с адресата. Если оно предназначено для сотрудника сторонней организации, следует непременно указать ее наименование, должность получателя, а также его ФИО. В случае, когда документ остается внутри компании, достаточно фамилии с инициалами (можно добавить и занимаемую должность).

Деловое письмо в стороннюю организацию следует оформлять на фирменном бланке (независимо от того, будет ли оно отправлено в электронном или в бумажном виде). При его отсутствии можно просто указать в «шапке» документа реквизиты отправителя.

Перед тем как начать составлять текст, нужно обдумать его структуру, обозначить основные тезисы и цели написания. В таком случае процесс написания намного упростится. Заканчивать письмо следует подписью, в которой указывают не просто фамилию отправителя, но и должность, а также наименование предприятия, которое он представляет.

При отправке предложения потенциальному клиенту или партнеру в конце нужно непременно выразить благодарность за сотрудничество и надежду на дальнейшую совместную работу.

Помимо правил, используемых в деловой переписке, существуют также рекомендации. Например, любой документ, адресованный конкретному лицу, следует начинать словами «уважаемый» с указанием ФИО полностью, а не инициалами. Не нужно использовать сокращения в письмах, например, писать «ув.» или сокращать должность адресата, его место работы.

Самым сложным считается международный документооборот, поскольку в каждом государстве существуют свои нюансы общения, да и язык, на котором приходится вести переписку с зарубежными партнерами, не всегда понятен составителю письма, так что приходится пользоваться услугами переводчиков. Прежде, чем прибегнуть к услугам такого специалиста, следует уточнить, известно ли ему, как написать деловое письмо на английском, или же речь идет о банальном дословном переводе. Если зарубежный документооборот планируется поддерживать постоянно, лучше принять в штат сотрудника, достаточно владеющего иностранным языком, чтобы составить на нем деловое письмо.

В целом же от того, как будет составлен документ и как оформлен, во многом зависит достижение поставленной задачи. Так что ни в коем случае не стоит недооценивать важность делового этикета при общении.

Чтобы составить хорошее, информативное письмо необходимо уделить особое внимание его форме и содержанию.
Для официальных писем используют специальные бланки, которые соответствуют стандарту. Они содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Выделяют:

• официальные письма,
• коммерческие письма,

а также письма:

• запрос,
• извещение,
• ответ,
• благодарность,
• приглашение,
• жалоба,
• просьба,
• соболезнование и прочие.

На лист бланка наносят типографским способом постоянные элементы. В настоящее время типовые бланки практически не используют, так как бумагу со всеми необходимыми реквизитами можно распечатать самостоятельно на принтере. Помимо основного текста письмо содержит информацию об адресате: название организации-отправителя, контактные данные, номер письма и т.д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение.

На восприятие содержания письма влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении. Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива».

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов. Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста.

Обязательными признаками для отдельных видов документации являются реквизиты, установленные законом или различными положениями. Их расположение и состав должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р.30-2003).

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов.

Формуляр-образец служит основой для составления бланков всех видов управленческой документации. Отводимая площадь для расположения реквизитов равняется оптимальному объему определенного реквизита в печатных знаках.
В зависимости от назначения документы содержат до 31 реквизита. Однако их полного набора нет ни в одном документе, так как для каждого вида определен свой состав.

Реквизиты

Для официальных писем используют следующие реквизиты:

• государственный герб (госпредприятия),
• эмблема или логотип,
• код по ОКПО (если есть),
• код по ОКУД,
• наименование предприятия,
• юридический и почтовый адрес,
• банковские реквизиты,
• номер телефона и факса,
• индекс документа,
• дата,
• ссылка на индекс и дату,
• адресат,
• заголовок,
• текст,
• подписи,
• ФИО и телефон исполнителя.

Если нужно, прописывают адреса веб сайтов и электронной почты предприятия.

Совокупность реквизитов в официальном письме называют формуляром. Некоторые нанесены на бланк типографским способом. Все документы помимо официального письма имеют название их вида, например, «Акт», «Решение» и прочее.
Наименование организации адресата прописывают полностью и сокращенно. Требования к оформлению писем зависит от предприятия. Государственные учреждения соблюдают правила составления в обязательном порядке.

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. № 01 от 20.04.2012

на Вх. № 01 - РиК от 01.01.1930

Директору

ООО «Рога и Копыта»

Бендеру О.И.

«О партии бракованных рогов,

поставленных 01.01.1930г.»

Уважаемый Остап Ибрагимович,

1. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. - если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

1. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
2. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» - если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой - «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

1. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

1. Закон тождества - понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;
2. Закон противоречия - «не противоречь сам себе»;
3. Закон исключенного третьего - «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость - сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия - это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.