Как написать письмо от организации. Правила оформления делового письма

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

  • Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
  • Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
  • Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

    • Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

    Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

  • Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

    • Например:

    Исх. № 01 от 20.04.2012

    на Вх. № 01 - РиК от 01.01.1930

    Директору

    ООО «Рога и Копыта»

    Бендеру О.И.

    «О партии бракованных рогов,

    поставленных 01.01.1930г.»

    Уважаемый Остап Ибрагимович,

  • Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. - если письмо пишется от первого лица.

    • Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

    Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

  • В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
  • Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» - если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой - «Искренне Ваш,…».

    • Например:

    Искренне Ваш,

    Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

    Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

  • Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

    • Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

    Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

  • Закон тождества - понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;
  • Закон противоречия - «не противоречь сам себе»;
  • Закон исключенного третьего - «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

    • Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость - сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

    И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух).

    Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

    В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

    Которые отправляют друг другу люди с хорошим почерком и массой свободного времени. Нужно тебе навести деловые мосты или мосты любви и дружбы - пиши письмо. Хочешь заинтересовать, отблагодарить, заинтриговать - пиши письмо. Только его нужно правильно написать, это ведь не приглашение побухать, а почти что документ.

    Будь краток

    Укажи цель своего официального письма в первом же абзаце, и не отклоняйся от темы. Старайся избегать излишне длинных и вычурных слов - письмо все-таки деловое. Будь максимально лаконичен и точен. Никто не любит, когда в официальных бумагах слишком много слов и мало конкретики. Потому что никто не любит тратить много времени на дела. Плюс, чем короче месседж, тем быстрее его прочтут и, следовательно, дадут ответ.

    Предложения не должны содержать ненужных слов, абзацы - лишних предложений. По той же самой причине, по которой у машины нет лишних деталей, а у чертежа - лишних линий. Старайся делать предложения максимально короткими без обилия прилагательных и эпитетов. Не нужно слишком много подробностей, рассматривай предметы в общих чертах, но при этом суть должна быть ясна. Официальные письма нужны только для того, чтобы обозначить какой бы то ни было вопрос или задачу. Это не рапорт и не отчет - слишком уж углубляться не стоит.

    Используй правильный тон

    Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем обычный язык. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Но, разумеется, послание должно соответствовать нормам этикета. Избегай сленга, жаргона, сокращений и двусмысленных слов. Ввиду того, что нужно избегать подробностей, такие слова могут быть восприняты неправильно. В общем, побольше глаголов и поменьше прилагательных. Будь вежлив и уважителен, даже если ты на что-то или кого-то жалуешься.

    Используй простые слова: умные термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать.

    Коррекция и еще раз коррекция

    Многие недооценивают корректировку в принципе, а очень зря. После того, как ты написал официальное письмо, тщательно проверь грамматику и орфографию. Используй средства проверки орфографии на своем компьютере, а затем попробуй найти ошибки самостоятельно, ибо не все открывается взору искусственного интеллекта. При необходимости используйте словарь или тезаурус. Проверь правильность грамматики и пунктуации и убедитесь, что предложения логически завершены.

    Если знания языка не хватает даже для того, чтобы написать слово «лох» без ошибок, то лучше отдать свое письмо на проверку кому-нибудь хоть сколько-нибудь грамотному. Дело в том, что если у адресата все хорошо с русским языком, то твои ошибки сильно испортят впечатление о содержании письма. Поэтому не торопись с отправкой. Это тот самый случай, когда чем тише едешь, тем дальше будешь.

    Первое впечатление

    Еще немного о первом впечатлении. Помимо грамматики, огромное значение имеет визуальный аспект. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьезно, чем электронное. Учитывай это. Но если единственного способа доставить письмо, кроме как послать на мыло, не существует, то позаботься о визуальной части. Всегда заполняй поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если ты пишешь незнакомому лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуй – темы в духе «Ахтунг! Открой, или умрешь!» вызывают желание отправить в спам. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.

    Ну а если ты напечатал письмо на бумаге, а не послал по почте, то позаботься о качестве бумаги. Не обязательно брать гербовую, достаточно взять качественную бумагу: хорошую и белую. И не забудь поставить свою подпись, иначе письмо превратится в размалеванную бумажку. И помни, не нежно экспериментировать со шрифтом, играться с выделением. Лучше разделяй текст на абзацы с интервалами между ними.

    Основное содержание

    Соблюдение стандартных конвенций хорошего письма и привлекательная презентация обеспечат твоим виршам то должное внимание и серьезное отношение, которых они заслуживают. Поэтому вот на что нужно обратить внимание.

    В правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами. Телефонные номера и адреса электронной почты обычно здесь не пишутся, но они приемлемы.
    Ты должен попытаться обратиться к официальному конкретному лицу, но если не знаешь его или ее имя, то попробуй написать просто должность.

    В левом верхнем углу нужно написать:
    — название (и сокращенное наименование);
    — фактический и почтовый адреса;
    — адрес электронной почты;
    — контактные телефоны;
    — адрес сайта.

    Отступи место (если письмо печатное, то одну строку), и напиши приветствие. Если ты обращаешься к человеку впервые (или если между вами установлены сугубо официальные отношения), следует указать эту дистанцию. Например: «Уважаемый господин Иванов!». Если с человеком давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени и отчеству. Например: «Уважаемый Аскольд Петрович!». При коллективном обращении используй стандартную фразу «Уважаемые господа!». С этой же самой фразы можно начать, если не знаешь пол адресата (ну всякое бывает).
    Кстати, если ты решил написать электронное письмо и при этом не знаком с адресатом – вкратце обрисуй, кто ты и как узнал о нем. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.

    Сделай еще отступ и переходи непосредственно к сути. Начни со вступительной части (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель), затем переходи к содержательной (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций), и в конце - резюмирующая часть (краткое подведение итогов с четким обозначением того, чего ты ожидаешь от адресата).

    Конец

    Это конец письма, его завершающая часть. Здесь нужно употребить так называемую закрывающую фразу: «С уважением» или «Искренне ваш»; «С наилучшими пожеланиями»; «С надеждой на продолжение сотрудничества»; «Всегда рады оказать вам услугу» и т. д.
    Все зависит от твоего вкуса и предпочтений, только и всего. Потом, как ты помнишь, нужно сделать еще один отступ, написать свою должность, сделать большой отступ, изобразить Ф.И.О. и расписаться.

    Деловое письмо - это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.

    Образцы деловых писем

    Благодарственное письмо

    Благодарственное письмо - это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Как написать благодарственное письмо Благодарственное письмо...

    Благодарственное письмо воспитателю

    Благодарственное письмо воспитателю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность воспитателю детского сада за его кропотливый труд по воспитанию детей от имени директора дошкольного учреждения либо родителей детей. Как написать благодарственное письмо воспитателю Благодарственное письмо воспитателю детского сада имеет такую же форму, как обычное деловое письмо и состоит из следующих структурных элементов: Шапка документа. Содержит должность, фамилию и инициалы воспитателя в...

    Благодарственное письмо врачу

    Благодарственное письмо врачу - это деловое письмо, в котором выражается благодарность доктору за оказанную помощь в выздоровлении. Письмо-благодарность составляется от имени пациента либо родственников больного. Как написать благодарственное письмо врачу Благодарственное письмо врачу имеет такую же форму, как деловое письмо: Шапка письма - ФИО врача либо главврача заведения здравоохранения в дательном падеже (пишется по необходимости). Обращение - ФИО врача, которому выражается...

    Благодарственное письмо за сотрудничество

    Благодарственное письмо за сотрудничество - это деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя организации своему партнеру за качественную и своевременную поставку товара, выполненные работы, оказанные услуги. Как написать благодарственное письмо за сотрудничество Благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо: Шапка письма. Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности за...

    Благодарственное письмо организации

    Благодарственное письмо организации - это деловое письмо, в котором выражается благодарность за успешное проведение переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во время командировки и т.п. Как написать благодарственное письмо организации Благодарственное письмо компании имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - ФИО должностного лица организации, которой выражается благодарность. Обращение - ФИО должностного лица организации, которой адресованы слова благодарности....

    Благодарственное письмо родителям

    Благодарственное письмо родителям - это деловое письмо, в котором выражается благодарность родителям выпускников школы либо детского сада за хорошее воспитание своих детей, активное участие в жизни группы, класса и образовательного учреждения, помощь школе, детскому саду и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора, классного руководителя, воспитателя либо завуча. Как написать благодарственное письмо родителям Благодарственное письмо родителям выпускников состоит из следующих структурных...

    Благодарственное письмо сотруднику

    Благодарственное письмо сотруднику - это деловое письмо, в котором выражается благодарность работнику за его труд, вклад в развитие компании, добросовестное отношение к работе и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени руководителя организации в честь какого-то знаменательного события: юбилея, профессионального праздника и т.п. Как написать благодарственное письмо сотруднику Благодарственное письмо работнику имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо: Шапка документа. В...

    Благодарственное письмо ученику

    Благодарственное письмо ученику или студенту - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учащемуся за успехи в учебе, за активную общественную деятельность, участие в спортивной жизни и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора школы, ректора ВУЗа. Как написать благодарственное письмо ученику, студенту Благодарность ученику, студенту пишется в произвольной форме. Текст благодарственного письма содержит слова благодарности ученику, студенту. Внизу, под текстом письма,...

    Благодарственное письмо учителю

    Благодарственное письмо учителю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учителю, классному руководителю за работу по воспитанию и обучению детей от имени директора учебного учреждения либо родителей детей-учеников. Как написать благодарственное письмо учителю Благодарственное письмо преподавателю имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - в ней указывается ФИО учителя, в чей адрес направлены слова благодарности. Необязательный структурный элемент благодарственного письма...

    Виды деловых писем

    Гарантийное письмо

    Гарантийное письмо - это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо Бланк гарантийного...

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса - это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора. Как написать гарантийное письмо о...

    Гарантийное письмо о приеме на работу

    Гарантийное письмо о приеме на работу - это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну. Как написать гарантийное письмо о приеме на работу Бланк гарантийного письма о приеме на работу содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано либо текст:...

    Гарантийное письмо об оплате

    Гарантийное письмо об оплате - это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано; наименование документа -...

    Составление делового письма

    Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

    Оформление делового письма

    Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

    Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа - не менее 1,5 см.

    Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

    В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

    По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

    Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

    В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

    Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

    Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация. В крупной организации обычно составляются инструкции, в которых указывается, кто официально пишет документы, кто кому докладывает и в каких случаях, кто кому передает информацию и т.д. Одним из важнейших способов формализации передачи информации являются стандартные формы (бланки). Преимущество формы в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае; это значительно экономит время.

    Удельный вес переписки в деловой жизни очень велик.

    Правильно составленное отвечает следующим требованиям:

    • достоверность и объективность изложения;
    • полнота информации;
    • краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);
    • отсутствие рассуждений и повествовательности;
    • нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;
    • использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

    Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.

    Этика делового письма

    Неуважительность автора делового письма, даже если она завуалирована, всегда ощущается адресатом, что формирует стойкое отрицательное отношение к письму и его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения.

    Особенно внимательно нужно подходить к письму, в котором содержится отказ. Нельзя начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения. Употребляйте такие формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным...»; «Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...» и т.п. Место этой формулы — в последнем абзаце письма. При этом надо помнить правило: «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика».

    Приведем примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения:

    • повторение просьбы — адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;
    • причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу;
    • констатация отказа или отклонения предложения — формула отказа.
    Язык делового письма

    Академик Д.С. Лихачёв, блестящий знаток русского языка, в памятке для своих молодых коллег «О хорошем языке научной работы» писал: «Хороший язык не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, каким мысль выражена».

    Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов:

    • следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;
    • больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;
    • не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей;
    • избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений;
    • переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, «незамечаемым»;
    • проверять каждую написанную фразу на слух;
    • употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они «заменили» (писать конкретно, а не «об этом», «то», «она/оно/они» и т.д.).

    Деловое письмо должно быть грамотным и стилистически выверенным.

    Оформление делового письма

    Официальное письмо всегда пишется на фирменном бланке организации.

    В левом верхнем углу исходящего письма (т.е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже — фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона.

    По существу и зрительно содержание письма состоит из грех блоков: о формула письма — в чем суть просьбы; о обоснование просьбы; о вспомогательная информация.

    В ответном письме следует обязательно сделать вежливую ссылку на его последнее письмо. Если данным письмом открывается переписка с зарубежным партнером, нужно представить организацию, охарактеризовать ее цель и задачи в сфере международной деятельности. Эта часть письма предельно краткая, потому что основную информацию об организации должен дать приложенный к письму буклет (ссылка на который обязательна в письме). Такое письмо нужно завершить благодарностью за сотрудничество и/или выражением надежды на таковое в будущем. Проверенная формула — «Искренне Ваш (ваше имя)».

    Хорошая письменная речь требует большого запаса слов и умения их соединять, что требует систематического и внимательного чтения художественной и научной литературы. Без постоянной подпитки гуманитарными знаниями полноценный лидер не состоится. Такой вывод делает выдающийся специалист по менеджменту Ли Якокка: «Спустя годы, когда мои дети спрашивали, чему учиться, мой неизменный совет сводился к тому, что им необходимо получить хорошее образование в области гуманитарных наук... Главное — это заложить прочные основы знаний в области литературы, хорошо овладеть устной и письменной речью».

    Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

    Правила составления письма-просьбы

    Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

    ФАЙЛЫ

    Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

    Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:

    • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
    • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
    • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
    • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

    Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

    Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

    Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

    Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

    Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

    Инструкция по составлению письма-просьбы

    Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

    Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

    Как отправить письмо

    Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

    Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

    После отправления письма

    Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

    Примеры составления писем-просьб с пояснениями

    Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

    Письмо-просьба о выделении денежных средств

    Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

    От НКО «Помощь пенсионерам»
    Депутату Законодательного собрания
    Иванову И. И.

    Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

    Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

    На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

    С уважением, Петрова А. А.

    Пояснение:

    Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

    • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
    • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
    • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

    Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

    Письмо-просьба о поставке товара

    Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

    Начальнику компании «ААА»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «БББ»
    Петрова Б. Б.

    Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

    Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

    Наши контакты: (уточнить).

    С уважением, Борис Борисович.

    Письмо-просьба о предоставлении скидки

    Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

    Начальнику компании «Восток»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «Запад»
    Петрова Б. Б.

    Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

    В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

    Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

    С уважением, Борис Петров.

    Пояснение:

    В письме есть следующие важные пункты:

    • Объяснение необходимости скидки.
    • Указание точного размера скидки, сроков.
    • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

    Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

    Письмо-просьба о снижении арендной платы

    Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

    Начальнику компании «Плюс»
    Иванову П. П.
    От руководителя компании «Минус»
    Петрова И. И.

    Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

    За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

    С уважением, Иван Иванович.

    Пояснение:

    В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

    Письмо-просьба об оплате задолженности

    Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.


    Иванову И. И.

    Сидорова П. П.

    Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

    Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

    С уважением, Петр Петрович.

    Пояснение:

    В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

    • Точная сумма долга.
    • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
    • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

    В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

    Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

    Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

    Начальнику компании «Где деньги»
    Сидорову П. П.
    От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
    Иванова И. И.

    Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

    На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

    • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
    • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

    Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

    С уважением, Иван Иванович.

    Письмо-просьба оплатить за другую организацию

    Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

    Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «Где деньги»
    Сидорова П. П.

    Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

    С уважением, Петр Петрович.

    Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

    Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

    Директору компании «ААА»
    Петрову Б. Б.
    От общественной организации
    «Дарим добро»

    Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

    Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

    Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

    С уважением, Иван Иванович.

    Подводя итог

    Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

    Поделиться: